Tips pertama dan yang paling penting adalah memperhatikan dan menyesuaikan dengan budget atau anggaran yang dimiliki. Ini menjadi hal yang sangat penting,  jika ada sudah memiliki anggaran yang memang di khususkan untuk biaya souvenir promosi acara kantor, anda harus menyesuaikan dengan berapa perkiraan harga total souvenir yang ingin dibeli dengan anggaran yang dimiliki. Jika anda mengetahui dan bisa menyesuaikan dengan anggaran atau budget yang dimiliki, anda juga bisa meminimalisir terjadinya over  budget untuk souvenir. Akhirnya malah dana terpakai dan semua jadi berantakan karena tidak diatur dengan baik.

Selain menyesuaikan dengan budget dan anggaran, anda juga harus menyesuaikan dengan kebutuhan acara yang diadakan. Misal nya anda ingin mengadakan acara kantor berupa seminar dengan jumlah peserta dan tamu 200 orang. Agar souvenir perusahaan yang akan anda berikan itu sesuai dan lebih berkesan, maka anda harus tahu kebutuhan para tamu yang menghadiri acara kantor atau perusahaan tertentu. Anda bisa memberikan souvenir yang memang cocok jika diberikan disaat acara seminar, seperti misalnya memo, pulpen, tas, timbler atau souvenir lainnya yang memang akan bermanfaat untuk mereka. Anda juga harus menyesuaikan jumlah souvenir yang akan anda beli dengan jumlah total orang yang akan hadir di acara tersebut. Anda bisa membeli souvenir dengan jumlah yang dilebihkan sedikit untuk jaga-jaga takutnya tamu yang hadir melebihi perkiraan.

Agar souvenir yang diberikan lebih berkesan dan tidak sia-sia, anda harus memberikan benda atau souvenir yang fungsional dan bermanfaat untuk sehari-hari, kalu bisa berikan yang bisa digunakan dalam jangka waktu yang lama. Biasanya, souvenir yang memiliki nilai guna atau bermanfaat akan lebih disukai dan mereka tidak akan segan untuk menyimpan dan menggunakannya. Dan jika souvenir yang diberikan bersifat awet dan tahan lama, maka kegiatan promosi anda akan terus berjalan mengikuti umur pakai souvenir yang anda berikan saat mengadakan acara kantor.

Tips yang tidak kalah penting adalah memperhatikan kualitas souvenir yang akan anda pesan dan berikan saat acara kantor di laksanakan. Anda harus memilih souvenir yang benar-benar berkualitas, jika budget yang and amiliki tidak terlalu besar, tidak apa untuk memilih souvenir yang sederhana tapi kualitas tetap menjadi nomor satu. Karena akan lebih baik souvenirnya sederhana tapi memiliki kualitas yang bagus. Tapi ingat, anda juga jangan mudah tergiur dengan souvenir yang dijual murah. Karena belum tentu souvenir itu memiliki kualitas yang bagus. Jika bisa, carilah vendor yang memberikan garansi terhadap produk souvenir yang dijual. Hal ini untuk mengantisipasi ketika ada kerusakan ataupun cacat pada souvenir tersebut. Jadi anda tidak  akan sulit untuk complain ataupun menukar souvenir yang rusak dengan yg baru.

Bukan hanya memperhatikan manfaat dan kegunaannya, anda juga harus memperhatikan bentuk dan desain souvenir yang anda inginkan. Anda bisa membuat dan membeli souvenir dengan desain menarik yang sesuai dengan tema acara atau tema dari produk dan perusahaan anda. Biasanya, souvenir dengan bentuk yang menarik juga akan menjadi daya tarik konsumen. Souvenir dengan desain menarik juga bisa memberikan citra baik untuk usaha yang tengah Anda kelola.

Tips selanjutnya adalah memperhatikan lama pengerjaan souvenir yang anda pesan. Jika souvenir yang anda inginkan memiliki waktu pengerjaan yang cukup lama, pastikan Anda melakukan pemesanan dari jauh-jauh hari sebelum acara berlangsung. Terlebih bila rencana peserta yang akan datang ke acara berada dalam jumlah banyak. Ini sangat penting, karena takutnya saat acara akan berlangsung tapi souvenir belum siap. Ini akan sangat mempengaruhi acara yang anda selenggarakan. Atau, jika perusahaan anda memberi deadline yang mepet, anda bisa memilih souvenir yang proses pengerjaan nya lebih cepat seperti, mug, pin, tumbler, dan lain sebagainya.

Ini menjadi tips yang paling penting, anda harus memastikan bahwa vendor yang anda pilih memang bagus dan terpercaya. Anda bisa melihat rating vendor, siapa yang pernah menjadi klien nya, hasil souvenir yang dihadilkan atau jika bisa lakukan lah survei langsung ke tempat atau kantornya.  Atau anda juga bisa meminta atau membeli sample produk mereka untuk mengetahui kualitas yang dihasilkan. Dengan begitu anda tidak perlu lagi khawatir jika mempercayakan mereka untuk mengerjakan souvenir untuk acara kantor anda.