Bagian ini Kunci Banget Dalam Keberhasilan Agan Sebagai Project Manager!


Oke Agansis! Welcome back di Thread ane, PMS: Project Management Series yang kedua! Setelah pekan lalu kita membahas soal Iron Triangle, sekarang mari kita masuk ke hal-hal yang sedikit lebih teknis, yaitu bagaimana kita bisa membuat sebuah proyek yang berhasil. Kita mulai dari bagian yang pertama ya!
 
Dari pembahasan sebelumnya, kita tahu kalau Project Management punya faktor-faktor yang membatasinya, yaitu sudut-sudut dari Iron Triangle: Waktu, Cara dan Budget. Namun, sebelum kita membahas ketiga aspek tersebut, yang paling penting adalah kita harus menentukan quality(kualitas) yang akan dicapai. Penentuan kualitas ini akan memberikan kita gambaran berapa limit segitiga yang kita butuhkan, dan juga berapa limit segitiga yang bisa disediakan oleh klien.
 
Kualitas yang ingin kita capai perlu kita definisikan dengan baik, dan perlu dibuat se-spesifik mungkin. Menurut Projectmanager.com, quality didefinisikan sebagai “what customer or stakeholder needs from the project deliverables”. Seringkali klien akan sekedar menyampaikan “Pokoknya bikin yang yang bagus deh” ketika diminta untuk menjelaskan jenis kualitas yang klien inginkan. Ini adalah tipe-tipe quality yang harus Agansis hindari.


 
Dalam menentukan quality, kita perlu membuat batasan yang jelas. Jenis pertanyaan 5W1H bisa menjadi pertanyaan pembuka yang bagus, dan kemudian ditutup oleh pertanyaan tertutup (ya/tidak) untuk memastikan konsep yang kita punya sudah tepat dengan kualitas yang diinginkan oleh klien. Berikut beberapa jenis pertanyaan yang perlu kita perhatikan:
1.      Apa latar belakang proyek ini perlu dilakukan?
2.      Kepada siapa proyek ini akan ditujukan (konsumen proyek)?
3.      Di mana proyek ini akan dijalankan (platform, lokasi, jangkauan dll)?
4.      Apa target jangka pendek yang ingin dicapai dari pelaksanaan proyek ini?
5.      Apakah ada tujuan susulan yang ingin dituju dari pelaksanaan proyek ini?
6.      Apakah ada studi yang dilakukan untuk memberikan batasan dari proyek?
7.      Pertanyaan lain untuk menentukan batasan qualitysesuai dengan proyek yang dilakukan




Yang perlu diperhatikan adalah bahwa dengan qualityyang spesifik dan terbatas, Agansis akan bisa membuat perhitungan yang tepat, dan beban kerja yang akan ditanggung oleh tim juga akan bisa diperhitungkan dengan baik. Sementara itu, bila quality tidak didefinisikan dengan baik, maka akan ada banyak potensi “sayap” dari quality yang melebar dan akan menyulitkan dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek. Di sinilah tugas Agansis sebagai Project Manager untuk memastikan quality yang diharapkan oleh klien sudah jelas dan bisa diterjemahkan ke dalam hasil yang nyata.
 
Supaya lebih jelas, coba kita lihat contoh berikut:
Agansis adalah Project Manager dari sebuah Event Management. Sebuah perusahaan klien yang bergerak di bidang FMCG meminta EO Agansis untuk membuat sebuah event untuk ulang tahun perusahaan yang ke-10. Mereka hanya menyediakan venue dan tema acara yaitu “Berbagi Menuju Kenormalan Baru”. Sedangkan untuk batasan lain, mereka menyerahkan pada EO.
 
Sebagai  awalan, berikut beberapa pertanyaan yang mungkin bisa Agansis tanyakan pada klien tersebut sebelum memberikan proposal acara yang baik:
1.      Apakah acara ini akan ditujukan untuk internal perusahaan (sebagai rekreasi) atau ditujukan untuk konsumen? à jenis acara yang akan Agansis buat tentunya akan tergantung pada tujuan acara. Untuk kasus ini, mari kita buat acara ini ditujukan untuk eksternal (sekaligus promosi produk/perusahaan)
2.      Apa konsumen terbesar dari produk mereka selama ini? à Adalah gagasan yang baik untuk memulai dari target konsumen utama dari perusahaan. Acara dibuat untuk mempromosikan produk dan perusahaan, sehingga kita perlu tahu hal ini (tentunya kita juga bisa mencari tahu lebih dulu secara mandiri, namun tidak ada salahnya menanyakan hal ini pada klien)
3.      Apakah ada batasan pada konsep acara (Konser? Charity? Apakah ada launching iklan baru? Ada produk yang mau ditonjolkan? Dll dsb)
4.      .................
 
Agansis berhak sekali untuk bertanya berbagai hal untuk memastikan tujuan dan batasan quality yang diharapkan klien bisa tercapai. Ingat saja satu pernyataan “tidak ada pertanyaan bodoh, yang ada hanyalah project manager bodoh yang tidak mempertanyakannya” bila Agansis merasa ragu untuk menanyakan tentang suatu hal. Coba Agansis keluarkan pertanyaan-pertanyaan apa saja yang kira-kira bisa ditanyakan untuk memastikan lingkup proyek ini di komentar.


 
Berikut beberapa kriteria yang harus dipastikan dalam menentukan quality output:
1.      Qualityyang diharapkan jelas dan bisa dipastikan dengan pertanyaan yes/no yang sifatnya mutlak (tidak bersayap) à Event yang direncanakan ini ditujukan ke kaum muda milenial berpenghasilan menengah ke atas? (jawaban harus yes/no berdasarkan pertanyaan terbuka yang disampaikan di sebelumnya ke klien)
2.      Quality memang adalah sesuatu yang bisa dihadirkan oleh resource yang dimiliki dalam tim/bisa di-outsource dari luar dengan mudah dan terpercaya à Apakah saya punya link ke artis yang diinginkan oleh klien? (jawaban harus yes/no berdasarkan pada kemampuan tim)
 
Bila kedua pertanyaan itu bisa diselesaikan dengan baik, barulah kemudian kita bisa masuk ke dalam negosiasi berikutnya yaitu negosiasi Iron Triangle maksimal yang diharapkan oleh klien dan minimal yang dibutuhkan oleh tim untuk melaksanakan proyek dengan baik. Ingatlah bahwa sebagai Project Manager, tugas kita di fase penentuan quality bukanlah untuk mengatakan “Ya” pada klien, namun memastikan bahwa proyek bisa terlaksana dengan baik dengan memperhatikan kemampuan, skill workload dan batasan yang dimiliki oleh tim.


 
Jangan sampai anda mengatakan “Ya” dengan mudah pada klien hanya demi memastikan project ada di tangan, namun anda harus buktikan bahwa anda memang memiliki kualitas untuk memastikan project bisa dijalankan dengan baik dan benar! Ingatlah bahwa sumber proyek terbanyak yang akan Agansis terima adalah dari repeat orderatau word of mouth dari klien yang puas, dan sumber kehancuran yang utama adalah suara klien yang tidak puas atas kinerja Agansis
 
Sekian dulu untuk PMS bagian kedua ini. Kaskuser yang baik tidak lupa tinggalkan jejak, traktir cendol dan rate bintang lima ya!
 
Bagi yang baru melihat thread ane ini, jangan lupa juga tengok ke bagian 1 ya: The Iron Triangle

Sumber: Opini dan Pengalaman Pribadi, Projectmanager.com