Ternyata setiap dari kita adalah Project Manager loh gan!



Sering kita lihat orang yang memegang jabatan Project Manager, dan yang mungkin pikiran yang menyeruak dari diri kita adalah: “widiii keren gaan!” Padahal, bila kita sadari, sebenarnya pekerjaan sebagai project manager itu pada dasarnya "sederhana" dan bahkan sudah kita lakukan juga setiap hari.
 
Ya, banyak dari kita yang tidak sadar bahwa Project Management adalah sesuatu yang mendasar dan diterapkan dalam hampir setiap langkah hidup kita. Setiap keputusan yang kita ambil untuk melakukan sesuatu adalah project management. Lalu apa sih sebenarnya project management itu?
 



Ada beberapa definisi dari Project Management. 

Wikipedia 


Sementara itu, Association of Project Management mendefinisikan Project Management dengan 


 
Namun, berdasarkan pengalaman ane pribadi, ane secara sederhana mendefinisikan Project Management sebagai: Cara mengatur agar sesuatu terlaksana dengan anggaran dan waktu yang tersedia. Terdapat 3 poin penting dalam definisi yang ane buat ini yaitu: “Cara”, “anggaran” dan “waktu”. Ketiga poin ini sesuai dengan apa yang kita kenal sebagai “The Iron Triangle of Project Management” (Segitiga besi Manajemen Proyek)
 
Menurut definisi akademis, segitiga besi ini terdiri dari tiga sudut yang sama pentingnya: scope, time dan budget. Ketiga sudut itu kemudian akan membuat sebuah bangun yang bernama “kualitas proyek”. Untuk mudahnya, coba Agansis lihat gambar paling pertama di atas.
 
Nah, klien manapun akan menginginkan ketiga sudut ini semakin menyempit, namun dengan luasan segitiga kualitas yang sama besarnya, atau bahkan lebih besar dari seharusnya. Sementara, Agansis sebagai Project Manager masing-masing pasti menginginkan sudut yang semakin besar, sehingga ada keleluasaan lebih untuk bekerja. Di sinilah peran Agansis sebagai Project Manager untuk “mengolah bola” antara yang diinginkan klien, diberikan klien serta yang mampu dilakukan oleh kita/tim sendiri.
 
Kembali ke poin pertama yang ane angkat: bahwa Project Management itu sebetulnya sudah kita lakukan dalam kehidupan sehari-hari. Tanpa kita sadari sebenarnya kita selalu melakukan PM dalam segala hal. Coba kita lihat beberapa contohnya.



Misalnya Agansis adalah seorang pegawai yang mau berangkat kerja. Maka qualityyang diharapkan adalah “saya sampai kantor tepat waktu”. Iron Triangle yang Agansis terima adalah batasan-batasan yang dimiliki untuk mencapai kualitas yang diinginkan. Berarti, batasan time adalah jam Agansis masuk kantor, budget adalah uang yang dimiliki/dianggarkan untuk berangkat setiap harinya sementara scope (cara) adalah moda transportasi yang bisa digunakan oleh Agansis. Berarti, Agansis perlu mengatur dengan cara apa, berangkat jam berapa (waktu tempuh) dan uang yang tersedia untuk melakukan sesuatu (sampai kantor). Tentunya bila budget yang tersedia besar, Agansis bisa saja naik Ojol ke kantor, namun bila budget Agansis lebih rendah, maka bisa disiasati dengan naik transportasi umum dengan berangkat lebih awal.
 
Masih belum percaya? Coba kita ambil contoh lain. Misalnya saja Agansis sedang menyiapkan makanan untuk tamu yang datang. Agansis tahu bahwa tamu yang akan datang suka masakan Padang (quality). Sementara itu, budget yang tersedia adalah Rp. 80.000 dan waktu persiapan adalah 3 jam. Coba kita lihat scope (cara) yang tersedia: memasak sendiri, membeli makanan, membeli sebagian lalu membuat bagian yang lain, mengakali jenis masakan yang akan dibuat dll. Bukankah ini sama dengan Iron Triangle yang kita bahas tadi?


 
Di sini kita juga bisa melihat bahwa scopedari suatu proyek bisa sangat melebar. Ini umumnya karena “cara” bisa dilakukan dengan berbagai alternatif. Di sini, peran Agansis sebagai project manager adalah untuk memastikan scope yang akan dilakukan, karena mencoba berbagai scope bisa jadi akan membuat time dan budget membengkak. Contohnya saja, bila Agansis bekerja sendiri, mengkombinasi memasak dan membeli bisa jadi malah akan menjadi cara yang paling sulit. Ini karena Agan berarti perlu melakukan lebih banyak hal dan juga mengeluarkan ongkos lebih:
1.      Ke pasar membeli bahan mentah
2.      Ke warung padang membeli makanan jadi
3.      Memasak
 


So, Project Managers, mulailah untuk melihat Iron Triangleyang ada di sekitar kita dalam hal-hal yang kita lakukan sehari-hari. Pastinya Agansis akan bisa melihat bahwa ada banyak hal yang bisa dibuat lebih mudah, lebih cepat atau dengan cara yang lebih beragam.
 
Semoga dengan adanya thread ini kita bisa mulai melihat project management dengan cara yang lebih mudah dan sederhana. Sampai ketemu di sesi “Mr Dre Bagi-Bagi Ilmu” berikutnya. Semoga menambah ilmu dan bermanfaat!
 
Salam!
 
PS: Ingat, kaskuser yang budiman tiada lupa untuk bagi-bagi  (wong cendolnya gratis ini ye kaaan), komen yang membangun dan tak lupa rate

Sumber: Wikipedia, Association of Project Management dan Opini Pribadi