CARI
KATEGORI
KATEGORI
Home / FORUM / All / News / Bisnis /
Optimalisasi Tim Admin Untuk Bisnis Olshop
KASKUS
51
244
https://www.kaskus.co.id/thread/5e34f67782d49552ff1c8e03/optimalisasi-tim-admin-untuk-bisnis-olshop

Optimalisasi Tim Admin Untuk Bisnis Olshop


Optimalisasi Tim Admin Untuk Bisnis Olshop

Dalam merintis usaha bisnis online tentu saja tidak boleh sembarangan, diperlukan perencanaan yang baik agar bisnis yang kita jalankan dapat bertahan dalam ketatnya persaingan, selain itu dibutuhkan sumber daya manusia yang baik untuk menunjang bisnis yang kita jalankan apalagi jika bisnis online tersebut sudah berkembang besar. Jadi untuk  itu dibutuhkan sumber daya manusia yang bisa bekerjasama secara optimal agar bisa menangani semua pekerjaan pada toko online dengan baik serta menciptakan perputaran bisnis online yang menguntungkan, sebaiknya online shop harus memiliki beberapa admin untuk mengoperasikan kegiatan usaha. Dengan pengorganisasian admin online shop yang baik, maka seluruh proses penjualan, pembelian dan transaksi lainnya dapat berjalan lancar dan efektif.

Untuk jumlah admin online shop sendiri tidak ada aturan tertentu. Namun Anda harus memperhitungkan di platform mana saja Anda berjualan, seberapa banyak barangnya dan seberapa banyak kuantitas pengiriman per hari. Berikut referensi beberapa contoh admin beserta tugas dan kewajibannya agar Anda dapat memperhitungkan dan mempertimbangkan berapa jumlah admin yang diperlukan untuk menjalankan toko online milik Anda.

Admin Media Sosial & Platform Penjualan

Optimalisasi Tim Admin Untuk Bisnis Olshop

Tanggung jawab Admin media sosial atau platform penjualan akan mengunggah informasi terkait produk yang dijual dan akan melakukan update dari waktu ke waktu. Admin media sosial juga perlu untuk menjawab komentar atau personal message, menghapus postingan dari akun-akun spam, dan lainnya. Secara keseluruhan, tugas dari admin ini adalah untuk memelihara semua yang berhubungan dengan akun penjualan milik toko online Anda. Selain itu admin yang menangani media sosial juga harus selalu up to date dengan tren yang sedang terjadi, tapi perlu diingat bahwa tidak semua hal-hal yang sedang menjadi tren dapat menjadi referensi untuk konten atau topik di akun media sosial online shop.

Pekerja admin media sosial bukan hanya memasarkan atau mempromosikan perusahaan atau produk melalui situs jejaring sosial. Mari kita lihat bagaimana sebaiknya AMS bisa bekerja sesuai tugas dan tanggung jawabnya seperti di bawah ini:




- Meng-update informasi tren terbaru terutama yang berkaitan dengan produk kita ataupun inovasi lainnya.

- Bertanggung jawab terhadap performa perusahaan di media sosial.

- Memberikan informasi terbaru dari perusahaan dan menyosialisasikannya melalui media sosial online.

- Mengedukasi pelanggan apabila mengalami kesusahaan, mendengarkan keluhan pelanggan dan memberikan solusi untuk pelanggan.

- Menjalin komunikasi yang berkesinambungan dan tentu saja mempromosikan perusahaan atau individu yang ingin membangun brand image  melalui situs jejaring sosial.

- Mengevaluasi kompetitor perusahaan, sebagai bahan perbandingan dengan perusahaan Anda untuk mengungguli kompetitor.

- Membentuk personal connection dengan audience atau klien Anda.

- Melakukan tracking dengan me-mention akun orang-orang/klien/brand lain serta layanan customer service dengan merespons komentar dan menjawab pertanyaan. Selain itu juga siap menghadapi komplain/respons tak enak dari orang lain terhadap brand Anda dan Anda berkewajiban mengklarifikasinya dengan baik.

- Rutin mengecek dan melakukan perbaikan konten.

- Membangun komunitas.

- Meningkatkan advocacy brand anda melalui word of mouth marketing.

- Meningkatkan trust dan kredibilitas di mata komunitas.

- Optimalisasi SEO. 






Ada beberapa kriteria untuk menjadi AMS. Mereka harus punya product knowledge tentang brand yang dikerjakan sehingga tak sampai kebingungan, apa yang hendak diinformasikan atau dipostingkan melalui fb, twitter atau media lainnya. Mengetahui target marketnya dan selektif dalam menjaring follower.

Jadi, lewat media sosial itu, admin secara aktif dan interaktif memposting tulisan, gambar yang membangun brand image, juga menjawab mention-mention atau reply komentar.

Dengan adanya interaksi yang berkesinambungan bisa menjaring follower atau liker yang pastinya akan menaikkan brand image dari perusahaan.

Admin Customer Handling & Customer Service

Optimalisasi Tim Admin Untuk Bisnis Olshop

Admin ini bertanggung jawab dan memberikan pelayanan kepada pelanggan. Biasanya meng-handle beberapa tugas seperti menjawab segala pertanyaan pelanggan terkait produk dan pembelian. Untuk online shop yang masih melakukan transaksi secara manual, admin akan berhubungan langsung dengan pelanggan melalui Line, WhatsApp atau E-mail. Admin yang menangani pelanggan juga akan menjawab segala komplain dari pelanggan terkait pemakaian produk, pembelian dan pengembalian barang.

Berikut contoh tugas dari CS:

- Menanggapi pertanyaan dari pelanggan tentang pesanan masa lalu, saat ini dan yang tertunda
- Menjawab panggilan telepon, faks, dan email
- Selesaikan masalah pelanggan
- Mempertahankan sikap positif, empati dan profesional terhadap pelanggan setiap saat
- Menanggapi pertanyaan pelanggan dengan segera
- Berkomunikasi dengan pelanggan melalui berbagai saluran
- Mengakui dan menyelesaikan keluhan pelanggan
- Mengetahui produk dari dalam dan luar sehingga dapat menjawab pertanyaan dari pelanggan
- Memproses pesanan, formulir, aplikasi, dan permintaan
- Menyimpan catatan interaksi pelanggan, transaksi, komentar dan keluhan
- Berkomunikasi dan berkoordinasi dengan kolega seperlunya
- Memberikan umpan balik tentang efisiensi proses layanan pelanggan
- Pastikan kepuasan pelanggan dan berikan dukungan pelanggan profesional


Beberapa kriteria yang diperlukan untuk menjadi admin CH/CS ini antara lain harus memiliki pengetahuan tentang produk dengan baik, memiliki etika kerja yang baik, kemampuan komunikasi yang baik, percaya diri, memiliki sifat yang positif seperti penyabar, pandai mengendailkan emosi, jujur dan bertanggung jawab, serta mampu mengerti psikologis orang lain.

Admin Keuangan & Pembelian

Optimalisasi Tim Admin Untuk Bisnis Olshop

Tugas dari admin keuangan dan pembelian adalah untuk menangani pemasukan, pengeluaran, dan pengadaan stok barang. Selain itu admin harus dapat membuat laporan keuangan mengenai seluruh kegiatan penjualan maupun pembelian, begitu pula pemasukan dan pengeluaran barang secara periodik. Tidak jarang admin juga harus dapat mengatur bagaimana pemasukan dan pengeluaran dapat dimaksimalkan atau diminimalkan.

-  Admin pembelian juga harus mampu dalam membeli barang-barang dengan harga yang lebih tepat. Dapat diartikan sesuai dengan anggaran, dan juga harus menguntungkan.
- Admin pembelian harus mampu memperhitungkan berapa banyak barang yang dibutuhkan dan akan dibeli.
- Admin pembelian harus mampu mengatur waktu datangnya barang dagangan. Proses produksi tidak diijinkan untuk menunggu sampai barang datang, jadi harus menyediakan barang sebelum barang akan habis.
- Admin pembelian harus mampu mengatur barang yang datang, membantu kelancaran proses produksi.
- Barang yang sudah dibeli harus bermutu, dan telah ditentukan sesuai dengan pilihan yang paling menguntungkan bagi perusahaan.
- Admin pembelian harus membeli barang yang berasal dari sumber yang tepat, dan gabungan dari kelima prinsip di atas.
- Membuat, memeriksa dan mengarsip faktur, nota supplier, laporan AP/AR untuk memastikan status hutang/piutang.
- Membuat , mencetak tagihan dan surat tagihan untuk memastikan tagihan terkirim kepada pelanggan dengan benar dan tepat waktu.
- Menerima, memeriksa tagihan dari vendor dan membuat rekapnya untuk memastikan pembayaran terkirim tepat waktu.
- Memeriksa rangkuman kas kecil untuk memastikan penggunaan dan ketersediaan kas kecil yang efektif.
- Menginput penerimaan pembayaran dari pelanggan, dan pembayaran ke supplier dengan tepat waktu dan akurat untuk memastikan ketepatan waktu dan keakuratan penerimaan maupun pembayaran.
- Memeriksa laporan rekonsiliasi untuk memastikan data terinput dengan benar.
- Mengarsip seluruh dokumen transaksi untuk menjaga ketertiban administrasi dan memudahkan penelusuran dokumen.
- Melakukan stock opname setiap akhir bulan untuk melihat ada/tidaknya selisih jumlah barang di gudang dan catatan di keuangan.


Kriteria yang dibutuhkan untuk menjadi seorang admin keuangan dan pembelian diantaranya memahami tentang administrasi keuangan, mampu berkkomunikasi dengan baik, rajin, disiplin, teliti, rapi, dan cekatan dalam bekerja, dapat dipercaya dan bertanggung jawab, serta dapat mengatur pemasukan dan pengeluaran keuangan perusahaan.

Admin Gudang & Pengiriman

Optimalisasi Tim Admin Untuk Bisnis Olshop

Admin ini bertanggung jawab untuk mengirimkan order ke pelanggan. Ini semua meliputi proses mengatur stok barang, pengemasan barang, mengirimkan barang ke kurir, bahkan mengantarkan barang bila online shop Anda menerima metode pengiriman Cash On Delivery (COD). Admin gudang juga bertugas untuk mengatur stok barang di gudang dan bertanggung jawab atas jumlah stok yang ada sekaligus memantau dan mengontrol kualitas dari barang jualan. Jadi, jika ada barang yang cacat, rusak, dan ditemukan bermasalah sebelum dijual, admin harus meneruskannya pada admin yang menangani pembelian.

Berikut merupakan contoh tugas dari Admin Gudang & Pengiriman:

- Setiap barang harus diterima dan dihitung setiap item stock logistik. Kemudian di catat secara manual yang nantinya di input memakai computer.
- Menerima kiriman barang barang untuk di simpan di gudang atau ruang stock khusus.
- Selalu menghitung dan membandingkan antara jumlah stock dan data apakah memiliki perbedaan atau kesalahan.
- Merapikan dan menempatkan barang stock dengan rapi dan teratur sehingga barang bisa keluar masuk secara mudah.
- Menyediakan akses penyimpanan yang lebih teratur.
- Memelihara alat-alat, supply barang dan tempat penyimpanan gudang sesuai dengan prosedur keselamatan kerja.
- Menganalisa metode penyimpanan yang terbaik berdasarkan turnover stock barang, lingkungan gudang dan kemampuan fasilitas didalam gudang.
- Mencatat seluruh penggunaan stok dan penggunaan peralatan gudang.
- Memeriksa barang stock dan alat alat gudang dari kerusakan lingkungan. 
- Menganalisa setiap permintaan Sales Order
- Memastikan ketersediaan stock di gudang finish good
- Mengatur jadwal pengiriman sesuai dengan schedule delivery
- Mengawasi setiap proses loading barang ke pelanggan
- Memastikan akurasi jumlah pengiriman dan item produk dengan delivery order
- Memastikan produk sebelum dikirim kepelanggan dalam keadaan baik

Kriteria yang dibutuhkan untuk menjadi admin gudang dan penjualan ini adalah jujur, tegas, dapat dipercaya, disiplin yang tinggi, teliti, dapat mengambil keputusan secara cepat dan tepat, berkomitmen dan memiliki motivasi kerja yang tinggi.

Jika Anda memiliki usaha toko online dan kewalahan dalam menjalankan semua proses operasi penjualan dan pembelian, maka Anda mungkin memerlukan beberapa admin yang dapat membantu Anda untuk menangani online shop agar kegiatan jual-beli dapat berjalan secara lancar dan cepat. Tidak ada salahnya Anda mempekerjakan beberapa admin dengan peran yang berbeda-beda. Dengan adanya tambahan admin untuk menangani toko online juga diharapkan Anda dapat meningkatkan penjualan dan pelayanan terhadap pelanggan.




GDP Network
© 2020 KASKUS, PT Darta Media Indonesia. All rights reserved
Ikuti KASKUS di