Halo gan, disini ane mencoba untuk memberikan pengertian tentang apa itu SOPatau kepanjangannya Standard Operating Procedure. Nah banyak dari kita yang belum paham kenapa sih dalam sebuah bisnis / perusahaan itu butuh SOP. Jadi ane share dikit dan singkat pengalaman ane nih waktu lagi bikin perusahaan digital marketing agency sendiri.

Kenapa SOP Itu Penting? - Pengalaman Mimin Nih 

Tahun 2017 ane waktu itu nyoba untuk buat digital marketing agency yang bergerak di bidang sosmed, digital advertisement, content marketing & SEO. Nah ane punya 2 partner dan 7 pegawai. Nah salah satu yang bikin pusing adalah pembuatan report, karena ternyata kita belum punya template report yang bagus, sehingga setiap kita bikin report ke customer, template-nya itu bisa beda-beda dan cenderung ngga konsisten. Sehingga kita dapet complain customer ketika itu.

Terus ngga berapa lama, ternyata dari masalah operasional pembayaran gaji, terus laporan pegawai, tata cara approach / mediasi klien dalam perusahaan itu juga menjadi masalah. Karena ngga adanya SOP yang jelas, pegawai kita jadi bingung kalo lapor kerjaan ke co-founder yang mana. Gaji ditransfer tanggalnya masih ngacak yang penting di akhir atau awal bulan. Terus untuk menjawab pertanyaan klien, karena ngga ada SOP jelas, kita jawabnya langsung aja jawab pas ngeliat di WA, tanpa adanya diskusi internal terlebih dahulu. Pada akhirnya, hal-hal tersebut membuat perusahaan yang dibuat susah payah ini jatuh kebawah dengan hutang ganti rugi yang cukup besar.

Pasalnya karena ada klien gede kita yang nanya sesuatu yang cukup simple perihal advertising & endorsing influencer, dan kebetulan yang waktu itu yang ngeliat adalah junior dalam agency kita, dia jawabnya salah. Kebetulan setelah jawab, chat itu ketumpuk sama chat-chat lain (Ini juga salah karena kita ngga pake email, cuma WA doang, jadi dokumentasinya ngga jelas) sehingga pada ngga ngeh kalo ada yang salah.

Jawaban salah itu membuat klien kita buang-buang kurang lebih 73.000.000 IDR untuk sesuatu yang ngga ngaruh ke KPI perusahaannya gan. Karena mereka kecewa, dengan hal tersebut dan mereka bisa membuktikan bahwa kita yang salah, maka kita terpaksa ngebalikin DP dan pembayaran mereka untuk nutupin kerugian itu, sekaligus bayar sisanya. Kalo dihitung-hitung, totalnya kita bayar sekitar 45.000.000 IDR dari kantong sendiri. Walaupun itu ngga seberapa, cuma untuk perusahaan kecil kita waktu itu, 45 Juta itu berharga banget buat gaji dan operasional.

Terpaksa setelah itu kita mulai lagi dari awal dari kafe ke kafe karena ngga bisa bayar kantor dan tagihan-tagihan operasional lainnya bro. Karena kita tetep harus gaji pegawai kan, jadi mau ngga mau deh gan. Setelah kita telaah-telaah, kesalahan kita cuma satu gan. Kita ngga punya SOP yang jelas.

Apa itu SOP? - Akhirnya Mimin Ngerti

Mungkin ente udah mulai paham kenapa SOP itu penting. Prosedur-prosedur yang ada dalam proses berbisnis dan menghasilkan uang itu sangat penting untuk menjaga kelangsungan sebuah bisnis gan. Agar tim kita & klien tetap sinkron dan ngga ada "chaos" dalam proses mencapai objektif yang dituju. Terus apa itu SOP sendiri?