Sebagai salah satu saluran komunikasi, electronic mail juga memiliki aturannya sendiri dari cara penulisan hingga teknis penririman dan atau penjawalan. Layaknya penggunaan bahasa dalam keseharian, bahasa formal dan casual juga dikenal tata cara penulisan email. Pembahasan kali ini adalah mengenai kalimat penutup untuk mengakhiri email. Apakah sudah cukup dengan 'terima kasih,' atau butuh kata lain yang lebih tepat lagi?

Mengawali isi dari body email, Anda tentu memerlukan kata pengantar seperti 'Halo,' atau dalam versi Bahasa bisa juga dituliskan sebagai 'Yth.' Namun semakin ke sini orang sudah semakin familiar dengan kata-kata yang umum disampaikan dalam Bahasa Inggris jadi bukan masalah bila Anda membuka salam dan mengakhiri email dengan kata sapa dalam bahasa Inggris.


Kata sapa sebagai pembuka email
'Dear,' dan 'Hi' bisa Anda gunakan saat mengirim email kepada orang yang sudah dikenal akrab dan langsung diikuti dengan nama panggilan.
Contoh:
Dear Lulu

Akan menjadi aneh ketika Anda membuka email dengan akrab namun menempelkan nama lengkap penerimanya, karena penulisan nama lengkap menyiratkan formalitas.
Contoh:
Dear Lulu Swastika

Seperti saat menyebutkan nama orang yang dihormati dengan menambahkan 'Bapak,' atau 'Ibu' di depan nama, hal yang sama bisa juga diterapkan pada email. Namun yang perlu diperhatikan adalah ketika Anda tidak tahu status orang yang akan Anda kirimi email. Bisa jadi seseorang adalah pria namun karena namanya menyerupai nama wanita lalu Anda berinisiatif menyapanya dengan 'Dear Ibu Rizki,' padahal seharusnya 'Dear Bapak Rizki.'

Maka dari itu ada baiknya Anda mencari tahu terlebih dahulu siapa orang yang akan Anda kirimi email. Alternatif lain bisa dengan mengganti kata sapa dengan 'Saudara' walaupun kedengarannya agak kurang enak.


Pernahkah Anda mengirim email kepada sebuah instansi namun tanpa mengetahui siapa nama orang yang akan menerimanya? Pada saat mengirim aplikasi ke alamat email recruitment misalnya.    
Dalam versi Bahasa Indonesia, Anda bisa menuliskannya dengan :
Kepada Yth.
Bapak/ Ibu HRD PT. Warna Warni
di tempat

atau dalam versi Bahasa Inggris menjadi lebih singkat

To Whom It May Concern

Yang juga harus Anda ingat adalah terlebih dahulu buat alamat email yang profesional dengan menggunakan nama lengkap Anda. Jangan sesekali menggunakan alamat emaila yang asal atau bahkan alay, karena ini berpengaruh kepada image Anda. Pilihlah juga platform email yang bisa diandalkan misalnya seperti gmail atau Yahoo.

Sumber: ef.co.id; emailsignaturerescue.com
Gambar: pexels