Bukan hal yang aneh ketika Anda menemukan orang yang kurang bisa memanage pendataan di dalam komputernya dengan rapi. Kedengarannya memang mudah tapi percayalah tidak semua orang bisa melakukannya.

Tapi memang untuk apa sih filing saja harus rapi-rapi amat? Hey! ini untuk memudahkan Anda sendiri lho. Di sisi lain, cermat dalam perngarsipan data akan menunjukkan level profesionalitas Anda juga.

Kali ini saya akan mengambil contoh dari Windows yang memiliki Fitur Libraries yang bisa Anda manfaatkan untuk mengatur berbagai macam data yang dimiliki. Di dalam Libraries ada bagian-bagian lagi seperti Documents, Music, Pictures, dan Videos. Sudah terbayang kan jenis file apa yang akan masuk ke mana?

Oke kita lanjut dengan membuat folder lagi di dalam bagian-bagian tadi. Misalnya Anda masuk ke dalam folder Documents lalu buatlah beberapa pengelompokkan lagi seperti Data Kantor, Data Kampus, Data Keluarga dan lainnya sesuai dengan berapa jenis data yang akan Anda kelompokkan.

Triknya adalah membuat pengelompokkan secara umum kemudian mengerucut lagi menjadi lebih spesifik seperti ilustrasi di bawah.  




Langkah selanjutnya adalah memberi nama file sesuai isinya. Tidak terlalu panjang dan jangan terlalu pendek juga, yang penting adalah mudah dimengerti. Misal:
- Laporan Keuangan Juni 2018 atau - Laporan Penerimaan Karyawan Juni 2018

Dalam mengorganisir data terdapat alternatif penyimpanan yang dilakukan berdasarkan kateogori maupun tanggal, walaupun menurut pandangan saya pribadi ini tidak efektif. Pertama karena kategorisasi cukup merepotkan, sedangkan data berdasar tanggal sudah secara otomatis tercantum pada saat data disave.

Contoh pengelompokkan data berdasarkan kategori

Libraries > Documents > Data Kantor > Word/ PDF/ PowerPoint

Atau penamaan data berdasarkan tanggal yang membuat Anda harus membuka satu persatu setiap dokumen untuk mengetahui apa isinya.

Libraries > Documents > Data Kantor > Word > 16 Juni 2018

Windows memungkinkan Anda mengintip apa isi file tanpa harus membuka filenya. Anda cukup masuk ke dalam fitur View lalu cari kolom Navigation pane dan pilih Preview pane.

Cukup mudah? Nah sekarang saatnya Anda praktekkan sendiri. Selamat mencoba!
  
BACA JUGA: Teknologi Informasi dalam Manajemen Kantor

Sumber: windowsku.com
Gambar: unsplash