Fenomena kesalahan yang berakibat fatal pada organisasi saat melakukan pengalihan/konversi dari suatu sistem lama ke sistem baru terjadi karena :

• Sistem yang dikembangkan tidak atau kurang sesuai dengan keinginan user, karena proses investigasi ,analisa design sistem yang dikembangkan kurang tajam.
  
• Adanya perilaku yang cenderung menolak atau sulit menerima setiap perubahan dalam organisasi perusahaan, khususnya yang sistem informasi baru yang memerlukan peningkatan pengetahun dan keterampilan.
  
• Adanya kekhawatiran dari karyawan perusahaan apabila sistem informasi baru (komputerisasi) diimplementasikan akan terjadi ‘lay-off’ karyawan perusahaan. (pengurangan pegawai).
  
• Tidak dibarengi dengan ‘business re-engineering process’, sehingga sistem komputerisasi kurang memberikan dampak effisiensi dan efektivitas yang maksimal bagi perusahaan.
  
• Perencanaan aktivitas implementasi tidak dipersiapkan secara comprehensive dan integrated yang meliputi aktivitas :
  

a) Hardware, Software dan Service Acquisition

b) Software development or modification

c) End user training

d) System documentation

e) Conversion methode : pilot project, paralllel cut-over, phase-in cut over, direct cut over (plunge).

Pada konversi sistem sering terjadi didalam pelaksanaanya tidak melihat seluruh aspek seperti tersebut diatas, sehingga menimbulkan beberapa masalah, bahkan sering pula terjadi akhirnya konversi gagal (balik ke sistem lama). Beberapa permasalahan yang umum terjadi biasanya berupa :

• Infrastruktur SI :
  
• Tidak melihat adanya kebutuhan baru (baik hardware maupun software) didalam sistem baru, seperti adanya kebutuhan hardware / software yang sebelumnya tidak ada, kebutuhan perubahan kapasitas hardware (hardisk, memori, processor, dll), dll.
  
• Tidak memeriksa kompabilitas sistem yang terpasang seperti versi operating system sudah tidak mendukung, protocol yang digunakan tidak match dengan sistem baru (berupa prosedur untuk hubungan antar subsistem dan message format yang digunakan), beberapa pheriperal (system printer, validasi printer, passbook printer, dll) tidak dapat digunakan (tidak compatible didalam interface fisik ataupun logic), dll.
  
• Tidak memperhatikan kebutuhan cabling system yang baru seperti sistem lama menggunakan RS232 cukup dengan 4 kawat, menjadi 25 kawat, dulunya dengan interface RS232 / V24 menjadi V35, dulunya dengan cable coaxial menjadi dengan UTP Category 5, dll.
  
• Tidak memperhatikan kebutuhan sistem sumber daya listrik seperti power plug dengan british type (kaki tiga) dulunya kaki 2, membutuhkan power plug dengan koneksi legrand, dulunya sistem membutuhkan single phase untuk yang baru membutuhkan 3 pahse, kapasitas daya yang terpasang tidak mencukupi, dll.
  
• Data :
  
• Tidak melaksanakan analisa antara data yang lama dan yang baru (data maping) sehingga didalam konversi data banyak terjadi kesalahan atau kegagalan (tidak dapat dikonversi).
  
• Tidak melaksanakan pembersihan data lama (data clean up) dari data-data yang masih salah, tidak konsisten, tidak perlu ada, dll.
  
• Tidak membuat tool-tool untuk konversi data sehingga hampir seluruhnya dilaksanakan dengan cara manual, akibatnya prosesnya terlalu lama sehingga oleh user proses konversi ditolak (mengganggu operasi sehari-hari, biasanya ada batas waktu sistem boleh down).
  
• People :
  
• Tidak memeriksa adanya kebutuhan SDM dengan kwalifikasi tertentu akibat adanya sistem yang baru sehingga didalam operasi sehari-hari masih sangat tergantung pada fihak luar.
  
• Tidak melaksanakan training dengan baik bagi para user, sehingga didalam mengoperasikan sistem baru para user mengalami kesulitan.
  
• Kurang didalam mensosialisasikan sistem baru, sehingga user enggan (terdapat reluktansi) didalam menggunakan sistem baru (biasanya orang perlu mempunyai alasan didalam benaknya untuk berpindah ke suatu sistem yang lain dari yang sudah ada).
  
• Terlalu banyaknya kebiasaan yang sudah terlanjur lama dilaksanakan tiba-tiba harus dirubah, hal ini biasanya menimbulkan keengganan bagi para user.
  
• Kurangnya komitmen dari manajemen, sebab walaupun sudah dilaksanakan sosialisasi dengan baik biasanya masih ada beberapa orang yang menolak kehadiran sistem baru, untuk itu didalam hal ini perlu adanya ketegasan dari fihak manajemen.
  
• Prosedur :
  
• Tidak memperhatikan adanya sistem baru menyebabkan terjadinya perubahan prosedur yang memerlukan adanya pos jabatan baru. Sementara didalam pelaksanaan konversi tidak dilaksanakan perubahan organisasi kerja.
  
• Kurang teliti didalam mempelajari prosedur baru sehingga sulit dilaksanakan dilapangan.
  
• Ada prosedur baku yang tidak dapat dihilangkan (baik karena alasan keamanan, adanya regulasi dari fihak eksaternal, dll), yang tidak di support oleh sistem baru.
  
• Features :
  
• Terlalu banyaknya perbedaan fasilitas-fasilitas yang diberikan oleh sistem maupun aplikasi baru dibandingkan sistem dan aplikasi lama. Hal ini khususnya dari titk pandang user apabila mereka sudah merasakan manfaat yang besar di fasilitas lama akan enggan menggunakan sistem baru atau mengangggap bahwa sistem baru kurang baik.
  
• Kadang-kadang belum tentu semua fasilitas di sistem baru akan lebih baik dari sistem lama, hal ini biasanya jadi titik lemah dari sistem tersebut sehingga sering kali hal ini dijadikan alasan untuk menolak adanya sistem baru tersebut.
  
• Tidak mampunya para pengembang sistem baru untuk membatasi ekspektasi dari user, sehingga permintaan-permintaan yang timbul tidak dapat diakomodasi.
  

Cara melakukan konversi sistem lama ke sistem baru baik agar kesalahan tidak terjadi, yaitu sebagai berikut :

• Sistem yang dikembangkan harus sesuai dengan kebutuhan dan keinginan user.
  
• User training diberikan secara lengkap, terpadu, mudah difahami oleh end user dan harus menarik
  
• Komputerisasi perlu dibarengi dengan ‘bussiens re–engineering process; agar terjadi effisisiensi dan effektivitas operasi dalam perusahaan.
  
• Conversion method harus ditetapkan sedemikan rupa sehingga tidak menyulitkan bagi user di lapangan. Sebagai contoh hindari proses palallel-run yang terlalu lama, karena akan menyulitkan user, dan kalau dimungkinkan menerapkan secara langsung ‘phase – in methode’ atau tanpa melalui proses paralallel atau ‘plunge methode’ , dengan catatan system test dan user acceptance test dilakukan secara ketat.
  

Proses perubahan dari sistem lama ke sistem baru dilakukan secara bertahap, dimulai dengan yang hanya memiliki satu atau lebih sedikit komponen fungsionalitas dan secara gradual berkembang hingga ke seluruh sistem.

Perubahan secara langsung, sistem baru diterapkan dan sistem lama langsung dihentikan, Perubahan secara paralel, sistem baru dijalankan bersama-sama dengan system lama, jika sistem baru tidak ada masalah maka sistem lama dihentikan pemakaiannya, Perubahan secara bertahap, perubahan system lama ke sistem baru dilakukan perjenis kegiatan setelah sistem yang baru dianggap telah ok, Perubahan secara moduler, perubahan system lama ke sistem baru dilakukan permodul (misalnya sistem penjualan, dilanjutkan system pembelian dst.) Perubahan secara terdistribusi, mirip dengan perubahan secara moduler hanya saja perubahannya meliputi berbagai lokasi/cabang.
Proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Kompleksitas dalampengconversian tergantung pada beberapa faktor al : Jenis PL, Database, Perangkat H/W, Kendali, Jaringan, prosedur.
Konversi Langsung

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang kadang-kadang disebut pendekatan cold turkey. Apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama. Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas-aktivitas pengujian dan pelatihan yang dibahas sebelumnya akan mengambil peran yang sangat penting

Konversi ini baik digunakan jika :

Sistem baru tidak mengganti sistem lama

Sistem lama sepenuhnya tidak bernilai
Sistem baru bersifat kecil/sederhana
Rancangan sistem baru sangat berbeda dari

Konversi Paralel
Memberikan derajat proteksi yang tinggi dari kegagalan sistem baru
Biaya yang dibutuhkan cukup besar

Konversi Phase-In
Sistem baru diimplementasi beberapa kali, sedikit demi sedikit untuk menggantikan sistem yang lama

Sistem harus disegmentasi
Perlu biaya tambahan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama.
Daya terapnya terbatas, proses implementasi membutuhkan waktu yang panjang

Konversi Pilot
Perlunya segmentasi organisasi
Resiko lebih rendah dibandingkan metode konversi langsung
Biaya lebih rendah dibandingkan metode paralel
Cocok digunakan apabila adanya perubahan prosedur, H/W dan S/W

Mengconversi File Data
“Keberhasilan konfersi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru”

Konversi/Modifikasi meliputi :
Format File
Isi File
Media Penyimpanan

Metode Dasar Konversi File :
dapat digunakan pada ke 4 metode konversi sistemàKonversi File Total terutama digunakan pada metode paralel dan phase-inàKonversi File Gradual

Konfersi file Gradual :
Selama konversi file perlu diperhatikan prosedur kendali untuk memastikan integrasi data.
Prosedur kendali untuk masing-masing klasifikasi file berbeda.