Mengutip definisi PRSSA, Stanley J Baran 92004, 361) Mendeefinisikan media relation “ sebagai The Public Relation Profesional Maintain Good relation with professional in the media understand their deadlines and other restrains, and earn their trust

Philip Lesley (1991: 7 memberikan Definisi media relation sebagai hubungan dg media komunikasi untuk melakukan publisitas atau mersepon kepentingan media terhadap kepentingan organisasi.

Yosal Iriantara (2005:32) mengartikan media relation merupakan bagian dari public relation eksternal yang membina dan mengembangkan hubungan baik dengan media massa sebagai sarana komunikasi antara organisasi dengan public untuk mencapai tujuan organisasi.

TUJUAN PENGGUNAAN MEDIA DALAM PR

Membantu mempromosikan dan menigkatkan penjualan produk dan jasa
Menjalin komunikasi berkesinambungan
Meningkatkan kepercayaan public
Meningkatkan citra baik perusahaan/ organisasi
TUJUAN MEDIA RELATION

Bila suatu perusahaan menjalankan program media relation, pada umumnya adalah perusahaan yg sangat membutuhkan dukungan media massa dalam pencapaian tujuan organisasi, cecara rinci tujuan media relation menurut Rachmadi dan Diah Wardani :

Untuk memperoleh publisitas seluas mungkin mengenai kegiatan serta lembaga
Untuk memperoleh tempat dalam pemberitaan media
Untuk memperoleh umpan balik dari masyarakat mengenai upaya dan kegiatan organisasi
Mewujudkan hubungan yg stabil dan berkelanjutan yg dilandasi oleh saling percaya.
MANFAAT MEDIA RELATION

Hubungan yg tercipta baik antara organisasi dg media yg diwakili oleh praktisi PR diharapkan akan lebih positif, sehingga akan terlihat manfaat dari adanya media relations, Yaitu:

Membngun pemahaman mengenai tugas dan tanggung jawab organisasi dan media massa
Membangun kepercayaan timbal balik dengan prinsip saling menghormati, menghargai, kejujuran serta kepercayaan
Penyampaian informasi yg akurat, jujur dan mampu memberikan pencerahan bagi public.
PRESS RELATIONS menjadi MEDIA RELATIONS

Menurut kepustakaan lama PR, istilah umum yg dipergunakan untuk hubungan dengan media adalah Press Relation atau hubungan pers. Istilah pers sendiri juga sering diidentikan dengan media cetak. Bahkan banyak kegiatan dalam media relation menekankan betul pada penjalinan hubungan baik dengan media cetak tersebut.

Istilah Press Relations masih banyak dipergunakan sampai saat ini termasuk untuk menggambarkan hubungan dengan media penyiaran atau online. Dengan banyaknya media diindonesia timbul fenomena “Dunia Sesak Media” (Media Saturated World), kenyataan inilah yang dalam dunia PR dinamakan sebagai Media Relation.

dIberbagai Negara istilah media relation dipergunakan sebagai nama salah satu unit pd bagian atau departemen PR nya. Saat ini semua bagian dari sebuah organisasi atau perusahaan yang memiliki departemen ke PR-nya menyebut Divisi yg berhubungan dg Pers disebut Media Relation.

MEDIA RELATION DALAM PUBLIC RELATION

Public Relations dalam suatu Organisasi

Suatu orgnisasi kerap dilukiskan sebagai satu organisasi hidup. Karena itu organisasi dipandang berdasarkan siklus hidup satu organisme. Ada saat kelahiran, keremajaan, kematangan dan kemudian memasuki masa jompo untuk akhirnya mati. Cara pandang terhadap organisasi yang seperti itu, membuat kita mengenal konsep tahapan perkembangan organisasi. Dalam dunia PR sering dinyatakan bahwa PR adalah fungsi manajemen satu organisasi, maka selama organisasi tersebut ada maka PR pastilah ada. Bisa jadi memang tidak ada divisi PR dalam organisasi itu, namun fungsi PR sebagai fungsi manajemen organisasi tentulah ada.

Peranan Media Relation

Media relation sebagai bagian dari PR tentu saja mengikuti langkah-langkah standar PR. Standar kegiatan atau proses PR meliputi:

Pengumpulan fakta (fact finding), dengan cara
penelitian
menganalisis pemberitaan media (trend analysis)
merumuskan permasalahan berdasarkan hasil penelitian atau kajian.
Perencanaan dan penyusunan program, berdasarkan permasalahan yg sudah dirumuskan
Menjalankan rencana dg tindakan komunikasi
Evaluasi terhadap semua rangkaian kegiatan dan program PR
Preoses PR dpt saja dijalankan sebagai salahsatu strategi komunikasi yg dijalankan organisasi, artinya setelah kita merumuskan permasahan, menganalisis kemungkinan penyelesaiannya dan merumuskan kebijakan yg diambil, didlmnya sudah diperhitungkan dimensi Media Relations evaluasi tersebut pd umumnya utk melihat pengaruh jangka pendek (keluaran program dan pengaruh jangka panjang (dampak program)

Sebagai salah satu unit kerja atau fungsi pada departemen PR maka dg sendirinya apa yg dilakukan dlm Media Rwlation mengacu pd tugas pokok dan fungsi PR dlm organisasi. Dalam lingkup bidang kerja Media Realtion tentu saja ada kegiatan-kegiatan yg dilakukan untuk melakuakan bidang kerja yg lain, misalnya untuk mencapai sasaran community relation, costumer relation atau investor relation. Hal ini dpt dilihat pada gambar slide selanjutnya

Dari gambar tersebut seringkali PR ditafsirkan sebagai kegiatan media sehingga media relation menjadi “Ruh” bagi keseluruhan, karena public mengetahui apa yg dilakukan organisasi sebagian melalui media massa, disanalah fungsi dari seorang media relation.

Dibawah ini merupakan fungsi Media Relation, Menurut Glen dan Denny Griswold :

Menilai sikap public terhadap organisasi
Mengindentifikasikan kebijakan & prosedur individu / organisasi terhadap kepentingan public
Menjalankan program tindakan untuk meraih pengertian dan pengakuan public
Sebenarnya 3 fungsi diatas merupakan salah satu fungsi PR namun sebenarnya 3 fungsi tersebut merupakan fungsi media relation dalam PR

John Vivian (2008,344) memberiakan perhatian khusus pada posisi media relation, bahwa PR memiliki tiga tanggung jawab fungsional yg berkaitan dg fungsi media relation:

Relasi eksternal: komunikasi yg dijalin dg kelompok orang2x diluar perusahaan, konsumen, deler, supplier, tokoh masyarakat, orang2x pemerintah
Relasi internal: komunikasi yg dikembangkan untuk menjaga hubungan antara karyawan, manajer, serikat pekerja, pemegang saham dan kelompok internal lainnya.
Relasi media : komunikasi yg dilkukan perusahaan dg media massa
AKTIVITAS MEDIA RELATION

Aktivitas media relation pd umumnya dijalankan oleh departemen PR, bentuk aktivitasnya berupa:

Pengiriman siaran pers 5. Menyelenggarakan special event
Menyelenggarakan konfrensi pers 6. Menyelenggarakan wawancara khusus
Menyelenggarakan media gathering 7. Menjadi narasumber media
Mengadakan perjalanan pers
Media Massa bagi PRO bukanlah sebagai alat namun sebagai Mitra.

Dibalik semua itu media relation sebagai fungsi khusus kampanye PR adalah tahapan-tahapan dalam proses PR. Bukan sekedar mempublikasikan kegiatan yg diselenggarakan satu organisasi melainkan juga bagaimana publikasi itu menopang atau memperkokoh citra organisasi dimata publiknya. Bukan juga sekedar memperbanyak jumlah kegiatan organisasi diliput media massa. Melainkan juga bagaimana peliputan media massa itu menunjang pencapaian tujuan organisasi. Media Relation merupakan kegiatan yg terencana dg perencanaan yg didasarkan hasil riset, dan ditetapkan untuk mencapai tujuan tertentu.

Bagaimana Media Relation?

Frank Wylie, mantan ketua PRSA, Menytakan bahwa level senior seorang PRO menghabiskan waktunya 10% untuk hal-hal teknis, 40% untuk urusan administrative & 50% memberi penilaian dan 45% mengerjakan apa saja. Hal teknis yg dimaksud berkaitan dg menulis siaran pers, membuat laporan liputan media atau mendokumentasikan kegiatan. Sedangkan untuk analisis antara lain mengkaji opini paublik, membaca kecendrungan atau merumuskan permasalahan berbagai data yg dimiliki. Seorang MRO harus mampu melakukan kedua hal tersebut.

Kompetensi PR dalam Aktivitas Media Relation

Dalam menjalankan kegiatan atau program, seorang MR adalah Handcraft dan Brain craft. Tidak hanya menguasai kemampuan teknik saja seperti menulis siaran pers atau menyiapkan materi presentasi untuk konfrensi pers, tetapi juga kemampuan membaca dan menganalisis opini public dan menyiapkan tindakan yg diperlukan bila ternyata opini public tersebut kontra produktif atau negative bagi organisasi. Secara spesifik, dibawah ini merupakan konpetensi PR yang harus dimiliki dalam menjalankan aktivitas, media relation, yaitu:

kemampuan menulis dg bahasa jurnalistik yg baik & membuat konsep pidato
wawsan yg luas melalui pemahaman perkembangan isu dimedia & masyarakat & hal lain dg media
menguasai pengetahuan komunikasi persuasi dan personal
menguasi produk/corporate knowledge
menguasai komunikasi yg efektif
memiliki kemampuan sebagai narasumber media yg kredibel
PERENCANAAN MEDIA RELATION

Tujuan Merencanakan Media Relation

Untuk membangun image positif perusahaan
Untuk mengklarifikasikan opini negative yang kurang benar dimasyarakat
Untuk mengalihkan perhatian public dari isu negative keisu yg lebih positif
Untuk memudahakan media dalam menentukan kegiatan peliputan
Tahapan-tahapan dalam proses Media Relation yang Mencakup:

Perencanaan
Implementasi
Evaluasi
PERENCANAAN

Dalam thapan perencanan ini biasanya dimulai dg seorang media relation menyusun pertanyaan agar lebih mudah didalam menyusun rencana media relation, pertanyaan berkisar pada:

Dimana posisi organisasi kita saat ini
Siapa khalayak sasaran kita
Apa yang kita inginkan atau apa tujuan kita
Bagaimana mencapai tujuan itu
Taktik apa yg digunakan untuk mencapai tujuan tersebut
Bagaimana kita mengevaluasinya
Pertanyaan diatas tersebut bisa dijawab dg baik, khusus untuk butir 1 bila melakukan audit PR atau audit media relation.

Dalam bahasan ini akan dijelaskan beberapa pendekatan yg dpt dilakuakn seorang media relation didalam membuat perumusan masalah, yg nantinya dpt dijadikan bahan masukan bagi perencanaan media relation, yaitu:

Analisis lingkungan internal organisasi
Analisis SWOT
Model perencanaan ROPE
Model perencanaan kisi-kisi perencanaan
Tahapan-tahapan dalam analisis lingkungan internal organisasi

1. Diawali dg memeriksa visi & misi organisasi yg menjadi dasar penyusunan visi & misi PR yg kemudian dijabarkan dlm visi dan misi MR

2. Mengkaji tujuan jangka panjang dan jangka pendek perusahaan

3. Mengindentifikasi khalayak sasaran

4. Mengkaji struktur organisasi, apa sudah sesuai dg kebutuhan organisasi u/ mencapai tujuan

5. Mengkaji program-program media relation yang pernah ada

6. Memeriksa sarana komunikasi yg tersedia u/menjalankan program & kegiatan MR tersebut

7. Yang paling penting & yg terpenting dari audit MR ini adalah menyesauikan antara pesan yg disampaikan kpd pblik dan persepsi public terhadap organisasi.

Analisa SWOT

APA ITU SWOT ??

yaitu mengkaji kekuatan, kelemahan, peluang,& ancaman organisasi. Kekuatan&kelemahan organisasi berada pd lingkungan internal, sedangkan peluang & ancaman berasal dr eksternal.

APA FUNGSI SWOT dalam Media Relation ??

Dalam kontak MR, analisis SWOT dilakukan untuk melihat apa dan bagaimana kekuatan dan kelemahan yg dimilki serta bagaimana peluang & ancaman yg kekuatan dari organisasi dan hasil dari SWOT biasanya dipakai pijakan untuk menyusun strategi.

TAHAPAN apa SAJA yang dilakukan untuk analisis SWOT ??

Membauat bagan untuk memetakan, kelemahan, peluang dan ancaman organisasi.
Untuk menganalilsis peta kekuatan, kelemahan peluang & ancaman organisasi dpt bertanya kpd orang lingkungan organisasi & bbrp wakil public u/ mengetahui bgaimn persepsi mrk terhadap organisasi
Setelah mengetahui pemetaan kekuatan, kelemahan peluang dan ancaman organisasi hasil pemetaan ini dpt dijadikan acuan didlm membuat strategi yg dipergunakan u/ menjakau sasaran