Anggaran dasar bisa mencerminkan bentuk dan arah suatu koperasi. Mau dibawa kemana sebuah koperasi, secara umum tertera di anggaran dasar dan anggaran rumah tangga. Berikut adalah tips menyusun AD/ART koperasi :

1. Disusun di awal pembentukan koperasi
AD/ART adalah modal awal untuk menyusun peraturan intern lainnya di koperasi. Di AD/ART tersirat arah dan strategi suatu koperasi. Karenanya sejak awal berdiri AD/ART sudah harus disusun bersama oleh anggota. Untuk AD biasanya sudah merupakan syarat pendirian suatu koperasi dalam bentuk akta pendirian, karenanya pasti dimiliki oleh semua koperasi yang berdiri. Sedangkan ART merupakan penjabaran dari AD, yang fungsinya lebih kepada dokumen internal koperasi itu sendiri. ART ini lah yang biasanya diabaikan di banyak koperasi yang baru berdiri. Bagi koperasi yang ecek-ecek, peran AD/ART ini dianggap penting ga penting selama operasional koperasi masih bisa berjalan. Padahal jika dikemudian hari ada pertanyaan, persoalan, atau ada gugatan dari anggota terhadap keputusan pengurus, maka AD/ART , inilah yang pertama dan utama dijadikan acuan dan dasar hukum. AD/ART bergungsi sebagai pembimbing dan pembatas pengurus dalam menjalankan

Jangan sampai ketika ada permasalahan, baru kemudian sibuk mencari dasar atau alasan yang ternyata di AD/ART tidak diatur. Contoh kasus di suatu koperasi karyawan A ada karyawan dari perusahaan B yang mendaftar menjadi anggota koperasi, karena pengelola berpatokan pada anggaran dasar yang tidak membatasi keanggotaan pada karyawan perusahaan A, maka karyawan perusahaan B dapat menjadi anggota di koperasi karyawan A. Ini bermula dari kelalaian pendiri dan pengurus koperasi yang tidak mencantumkan syarat keanggotaan yang jelas dalam anggaran dasarnya. Contoh lainnya, ketika rapat anggota tahunan anggota memperdebatkan masalah proporsi pembagian SHU, karena sebelumnya koperasi tersebut belum mempunya ART yang mengatur mengenai proporsi pembagian SHU. Sehingga RAT yang seharusnya menjadi ajang pertanggungjawaban pengurus jadi hanya meribukan masalah pembagian SHU.

Menyusun dan mengesahkan AD/ART akan sangat membantu pengurus dalam mengelola koperasi. Menghindarkan pengurus dari kerancuan dalam pengambilan keputusan, karena keputusan-keputusan yang sifatnya penting sudah diputuskan terlebih dahulu dalam AD/ART. Karenanya di awal-awal pendirian perlu adanya orang yang ahli dalam masalah perkoperasian, orang yang bisa memprediksi dinamika yang akan terjadi di koperasi nantinya. Orang tersebut bisa dari konsultan koperasi maupun pejabat dari dinas koperasi setempat, atau orang yang memang sudah berpengalaman dalam mengelola koperasi.

Memang dalam menyusun AD/ART memerlukan waktu dan biaya yang tidak sedikit. Memerlukan komitmen dan pengorbanan dari para pendiri-pendiri koperasi. Pendiri-pendiri koperasi harusnya bukan orang yang terima beres. Para pendiri koperasi adalah orang yang mau mengorbankan pemikiran dan waktunya untuk menyusun dasar peraturan koperasi yang kuat, yaitu anggaran dasar dan anggaran rumah tangga. Penyusunan AD/ART di awal pendirian tidaklah harus sempurna, karena dikemudian hari AD/ART bisa saja diubah jika dirasa sudah tidak cocok lagi dengan situasi dan kondisi. Jangankan AD/ART, undang-undang dasar negara pun bisa mengalami amandemen. Di awal pendirian, AD/ART tidak harus sempurna, tetapi harus mencerminkan aspirasi para pendiri koperasi.

Koperasi yang berdiri tanpa memiliki AD/ART maka bisa dipastikan bahwa pendirinya mendirikan koperasi dengan kurang sungguh-sungguh. Biasanya segala hal yang menyangkut pendirian koperasi, setelah rapat awal pembentukan koperasi diserahkan kepada pengurus. Padahal, di fase pendirian, satu tahun pertama koperasi berdiri. Peran anggota atau pendiri koperasi sangat vital untuk menentukan arah koperasi tersebut. Tidak bisa diserahkan begitu saja ke pengurus. Penyusunan AD/ART, jika dilakukan dengan benar, saya yakin tidak cukup dengan satu kali pertamuan atau rapat anggota. Perlu ada rapat-rapat pendahuluan, perlu dibuat tim khusus, perlu dibuat kelompok-kelompok kerja, perlu ada sosialisasi draft AD/ART ke anggota. Ya seperti para pendiri bangsa dahulu ketika memutuskan untuk menyusun undang-undang dasar, prosesnya tidak singkat dan karenanya hasilnya juga tidak sembarangan.

2. Disusun bersama-sama oleh anggota
Proses penyusunan AD/ART tidak bisa diserahkan seluruhnya kepada pengurus, apalagi pihak luar seperti notaris atau dinas koperasi setempat yang biasanya berperan sebagai pembimbing atau konsultan. Memang tidak dipungkiri bahwa sebagian besar anggota atau pendiri koperasi memiliki keterbatasan ilmu mengenai koperasi, dan karenanya tidak bisa secara mandiri menyusun AD/ARTnya sendiri. Karen itu peran pembimbing atau konsultan hampir mutlak diperlukan. Namun peran konsultan disini hanyalah untuk menyiapkan draft dasar AD/ART, mengedukasi para pendiri koperasi mengenai hal-hal apa saja yang perlu dicantumkan di AD/ART, membantu menyusun tahapan penyusunan AD/ART, menjelaskan peraturan pemerintah terkait perkoperasian agar AD/ART yang disusun kelak sejalan dengan peraturan pemerintah, menjawab pertanyaan-pertanyaan para pendiri dalam proses penyusunan AD/ART. Peran konsultan bukanlah menyusun draft final AD/ART yang nantinya langsung di paraf pengurus tanpa dibaca

Memang ada template AD/ART koperasi yang bisa dijadikan referensi awal, yang biasanya sudah disediakan oleh dinas koperasi setempat atau notaris, atau disalin dari koperasi lain. Namun bukan berarti template tersebut disalin mentah-mentah dengan revisi seadanya karena tidak mau repot. Template hanyalah alat bantu agar para pendiri koperasi tidak dari nol merumuskan kata-kata di AD/ART yang tentunya membutuhkan waktu sangat lama jika dilakukan seperti itu.

Proses penggodokan AD/ART oleh para anggota ini walaupun terkesan merepotkan. Namun bisa dijadikan sebagai media pembelajaran bagi pendiri koperasi. Proses penggodokan AD/ART ini bisa menguji sekaligus melatih kekompakan, komunikasi, kemampuan menyatakan pendapat, toleransi, kepedulian, kesediaan melakukan pengorbanan (waktu dan pemikiran) dari para pendirinya. Jika di tahap penggodokan AD/ART oleh para anggota koperasi terjadi banyak perselisihan, ketidakcocokan, pertentangan atau bahkan ketidakpedulian maka sesungguhnya koperasi belum siap berdiri sebelum segala konflik dan permasalahan tersebut terselesaikan. Proses penyusunan AD/ART yang dilaksanakan oleh para pendiri bisa menjadi indikator siap atau tidaknya koperasi didirikan. Koperasi didirikan harus berdasarkan semangat kekompakan, kepedulian dan toleransi para anggotanya. Tanpanya, koperasi yang didirikan tidak akan mempunyai dasar yang kuat, tidak memiliki pondasi yang kokoh. Koperasi yang seperti itu akan lambat berkembang dan rawan guncangan.

Jadi bukan hanya produk AD/ART yang penting, namun juga proses dalam penyusunannya juga tidak kalah penting. Jika dari penyusunan AD/ART para anggotanya sudah tidak mau tahu, bagaimana nanti ketika koperasi sudah berdiri dan mulai dikelola. Memang tidak mudah atau bahkan tidak mungkin melibatkan seluruh anggota koperasi, satu per satu, untuk secara aktif menyusun AD/ART, apalagi di koperasi yang jumlah anggotanya ribuan atau lebih. Karenanya diperlukan perwakilan dari anggota untuk membentuk tim khusus. Meskipun begitu seluruh anggota pada tahapan tertentu penyusunan AD/ART perlu diberikan informasi, sosialisasi atau bahkan jajak pendapat atas draft AD/ART yang sedang disusun. Sehingga diharapkan ketika rapat anggota pengesahan AD/ART yang tersisa tinggal ketok palu, tidak ada lagi perdebatan panjang yang melelahkan di forum rapat anggota. Karena semua perdebatan telah diselesaikan bersama sebelumnya. Diharapkan produk AD/ART yang disahkan adalah benar suara bersama yang mengakomodir seluruh anggota koperasi.

3. Melibatkan pembimbing atau konsultan koperasi
Penyusunan AD/ART tidak bisa dilakukan secara sembarangan tanpa dasar ilmu yang cukup mengenai perkoperasian dan peraturan-peraturan yang terkait. Perlu ada bimbingan dan konsultasi dari pihak yang cukup ahli dan berpengalaman di perkoperasian. Yang pasti adalah melibatkan dinas koperasi setempat selaku perwakilan dari pemerintah. Setiap dinas koperasi pasti memiliki orang-orang yang memang khusus dialokasikan untuk melakukan pembinaan terhadap koperasi-koperasi di wilayah kerjanya. Dinas koperasi biasanya mempunyai draft AD/ART yang bisa dijadikan draft awal, sehingga para pendiri koperasi tidak perlu menyusun draft AD/ART dari nol. Selain itu dengan melibatkan perwakilan dinas koperasi setempat, proses pengurusan dan perizinan pendirian koperasi juga akan lebih mudah. Pihak kementrian koperasi juga mengalokasikan staf-stafnya yang berperan sebagai konsultan koperasi di tiap-tiap daerah, yang juga bisa dimintai bantuan dalam rangka penyusunan AD/ART.

Jika bantuan atau bimbingan dari perwakilan dinas koperasi setempat dirasa tidak cukup. Dikarenakan keterbatasan waktu dari staf dinas koperasi terkait. Maka tidak ada salahnya para pendiri mempekerjakan orang yang sudah berpengalaman di dunia perkoperasian sebagai pembimbing atau konsultan. Pembimbing atau konsultan tersebut bisa dari koperasi lain yang lebih mapan atau memang konsultan khusus biasa menangani koperasi. Mengapa perlu melibatkan pembimbing atau konsultan? Karena pembimbing tahu mengenai peraturan-peraturan di bidang koperasi, berpengalaman mengenai apa saja yang harus diatur di AD/ART, bisa memprediksi dinamika yang kemungkinan timbul di masa depan yang bisa diantisipasi oleh AD/ART yang mapan. Sehingga diharapkan AD/ART yang tersusun nantinya dapat bertahan lama tanpa perlu banyak atau sering diubah, karena sebelumnya telah disusun dengan mengakomodir peraturan yang ada dan memprediksi masa depan.

Jangan sampai AD/ART yang disusun tahun ini, kemudian tahun depan mengalami perubahan karena lupa mengakmodir peraturan tertentu atau lupa mencantumkan poin tertentu. AD/ART adalah seperti pondasi bangunan, bisa saja diubah atau ditambahkan, tapi sebisa mungkin jarang dilakukan. Seringnya perubahan AD/ART menunjukkan tidak seriusnya perencanaan pendirian koperasi di awal, atau justru menunjukkan kecerobohan serta kelalaian para pendirinya dalam merumuskan AD/ART.

Melibatkan pembimbing dan konsultan pastinya perlu biaya, dan biaya tersebut memang layak untuk dikeluarkan sebagai investasi awal pendirian koperasi. Sebagaimana biaya notaris dan biaya perizinan. Koperasi adalah suatu badan usaha, suatu bisnis. Bisnis manapun perlu melakukan investasi di awal sebelum menjalankan usahanya.

Sorry for long post.

Maju Koperasi Indonesia.