Mengatur karyawan merupakan aspek yang paling susah menurut saya dalam keberlangsungan suatu bisnis. Walaupun saya masih berumur 35 tahun, berbagai bisnis saya sudah berlangsung selama 7 tahun. Saya sendiri tidak mempunyai rumus pasti bagaimana mengelola karyawan untuk berperilaku dan bekerja sesuai dengan apa yang saya inginkan walaupun saya punya orang kepercayaan di masing-masing bisnis saya. Namun sekarang saya sudah mempunyai cara untuk mencegahnya dan itu bekerja dengan baik.

Saya sadar benget kalo setiap individual itu mempunyai budaya dan kebiasaannya masing-masing, namun sebagai karyawan kita harus bisa beradaptasi dengan lingkungan dimana kita berada. Pada dasarnya sumber daya manusia yang berada di suatu bisnis berfungsi untuk menjalankan semua sistem dan proses yang sudah dirancang. Kebayangkan betapa pentingnya SDM dan betapa berpengaruhnya perilaku dan kebiasaan mereka masing-masing terhadap bisnis kita.

Di tahun 2019, saya mencoba membuka bisnis di industri makanan minuman, lebih spesifiknya cafe. Saya membuka cafe di daerah Pondok Labu karena menurut saya cukup strategis dan deket sama rumah saya hehe. Hanya berawal karena saya suka banget yang namanya minum kopi setiap saat, saya berani buka bisnis ini. Singkat cerita, bisnis saya berhasil melakukan pembukaan pada bulan mei 2019. Pada 3 bulan awal, semua terasa berjalan begitu baik. Pelanggan setia mulai terbentuk, omset yang cenderung naik setiap bulannya hingga banyaknya komentar positif dari pelanggan cafe saya. Aspek pelayanan dan kinerja kasir saya pun terlihat baik, dimana saya pikir tidak terlalu sulit untuk mengelola karyawan pada bisnis makanan minuman ini.

Namun semua itu ternyata salah. Saya mulai menyadari ada yang aneh dimana hasil keuntungan bisnis saya tidak selaras dengan ramainya pengunjung yang terus berdatangan. Saat itu saya berpikir hanya ada dua kemungkinan yang menjadi masalah, pertama adalah naiknya biaya yang dikeluarkan atau yang kedua adalah pemasukan yang tidak sesuai dengan seharusnya. Tapi banyak banget faktor yang bisa bisa menyebabkan masalah itu terjadi dan saya mulai menyisir detail laporan pengeluaran dan pemasukan. Dari sisi pengeluaran sudah saya cek semua dan hasilnya tidak ada masalah, harga bahan baku tidak ada yang naik dan biaya lain lain tetap stabil. Ketika saya cek dari segi pemasukan disini ada yang aneh, kenapa omsetnya tidak mencerminkan keadaan cafe saya ini yang ramai akan pengunjung. Saya mencoba melihat laporan bahan baku yang ada di cafe saya, namun data tersebut tidak terintegrasi dengan penjualan. Jadi menurut saya, data tersebut sulit untuk dijadikan acuan karna banyak sekali potensi error yang disebabkan oleh banyak faktor. Singkat cerita, akhirnya saya menemukan beberapa kecurangan yang dilakukan oleh karyawan saya!

Mereka membeli bahan baku yang mencerminkan kondisi cafe saya yang ramai alias bahan baku yang di beli banyak tapi penjualan saya tidak mencerminkan hal tersebut. Jadi secara prakteknya, mereka tidak menginput beberapa penjualan ke sistem kasir dan uang yang dibayarkan masuk ke kantong mereka! Alhasil secara laporan, saya tidak bisa tau jika sebenarnya ada transaksi lebih yang terjadi. Satu-satunya cara yang tepat menurut saya adalah mengintegrasikan laporan bahan baku dan laporan penjualan.

Saya mencari sistem kasir yang dapat memenuhi kebutuhan saya, beberapa di antaranya merupakan aplikasi berbayar  karna fitur tersebut merupakan fitur premium. Namun setelah saya membaca beberapa artikel, saya mendapatkan rekomendasi untuk mencoba sistem kasir yang namanya OrderPin. Saya langsung menuju situs orderpin.id untuk mencari tau lebih dalam mengenai sistem yang saya butuhkan. Setelah saya mempelajari aplikasi ini, ternyata mereka mempunyai fitur lain yang dapat mencegah potensi kecurangan karyawan dan aplikasi ini tidak berbayar.

Setelah saya mencoba sistemnya, cara kerjanya sesuai dengan yang saya butuhkan. Untuk menggunakannya juga mudah, jadi ngga perlu banyak belajar untuk menerapkan sistem ini di cafe saya. Mulai dari jumlah bahan baku yang dibeli dari pemasok, harga bahan baku yang dibeli, resep bahan baku dari sebuah produk, harga pokok produksi setiap produk hingga laporan keluar masuk bahan baku, tersedia dalam aplikasi ini. Setiap produk yang terjual, akan memotong bahan baku secara otomatis dan jika terjadi kecurangan serupa hasil dari stock opname akan membuktikan jika ada kuantitas bahan baku yang tidak sesuai. Selain itu ada fitur yang namanya e-ordering system dimana pelanggan bisa melakukan pesanan sendiri dan secara otomatis akan masuk kedalam sistem, jadi karyawan tidak bisa menghilangkan pesanan yang dilakukan langsung oleh pelanggan.

Setelah saya menggunakan sistem kasir gratis ini, sudah tidak ada lagi kecurangan yang serupa yang dapat dilakukan oleh karyawan saya. Mungkin cerita saya ini bisa dijadiin pelajaran kalo misalkan merancang sebuah usaha, alangkah baiknya kita memikirkan juga potensi-potensi kebocoran yang bisa menjadi celah karyawan untuk melakukan kecurangan. Kalo ada sistem gratis yang mumpuni kenapa nggak milih yang gratis?