Sebelum membahas keuntungan penggunaan perangkat lunak bagi perusahaan, mari sepakati terlebih dahulu bahwa pembahasan manfaat software akan selalu bersinggungan dengan subkelas software, yakni perangkat lunak aplikasi atau software berdasarkan fungsinya.
 
Contohnya adalah seorang pelaku bisnis menggunakan software akuntansi untuk pelaporan keuangannya, software stok barang buat informasi akurat mengenai jumlah barang, software pengolah kata guna korespondensi perusahaan, dan lainnya.
 
Dengan dibekali fungsi khusus tersebut, software pastilah memberikan manfaat baik buat penggunanya, antara lain:

1. Memiliki Peran sebagai Perangkat Penyimpanan Tanpa Batas
Operasional perusahaan identik dengan data. Makin lama sebuah perusahaan beroperasi, makin banyak tumpukan dokumen yang harus disimpan. Hal ini akan menjadi masalah bila tidak segera ditangani. 

Bayangkan kalau perusahaan Anda masih menggunakan cara konvensional, yakni menggunakan kertas ataupun buku. Berapa luas ruangan arsip untuk menyimpannya? Itulah mengapa proses digitalisasi sangat dibutuhkan demi kenyamanan sekaligus kemajuan perusahaan Anda.

Pemakaian software jelas memberikan solusi untuk ruang penyimpanan ini, bahkan tanpa batas. Jadi, perusahaan bisa mengarsipkan ratusan hingga ribuan informasi ke dalamnya.

Tak hanya itu, Anda juga dimudahkan dengan proses pengaksesan data. Pertama, dokumen bisa dibuka kapan pun. Tak perlu berada di kantor untuk membaca data. Kedua, proses pencarian data menjadi lebih ringkas dibandingkan pencarian secara manual. 

2. Meminimalisir Terjadinya Kelalaian (Human Error)
Lalai sudah menjadi fitrah manusia sehingga sangat sulit terbebas dari faktor tersebut. Pun dalam bekerja, kelalaian mungkin saja terjadi. Hal ini dipengaruhi oleh banyak faktor, seperti banyak beban pikiran, kurang fokus, stres, kurang tidur, kesehatan menurun, dan sebab lainnya. 

Akan tetapi, sebuah perusahaan profesional tidak akan membiarkan kelalaian menjadi indikator ketidakpuasan pelanggan. Contoh sederhananya adalah kesalahan hitung oleh seorang kasir karena masih menggunakan kalkulator sebagai alat hitung.  Kejadian ini pasti akan sangat membekas dalam ingatan konsumen. Oleh sebab itulah, Anda wajib mempunyai cara buat meminimalisir human error.

Alternatifnya, perusahaan/toko harus menyediakan perangkat lunak akuntansi untuk melakukan penghitungan secara akurat. Tak hanya itu, software tersebut juga biasanya mampu mencatat data transaksi produk secara detail. Imbasnya, fitur ini memudahkan karyawan ketika membutuhkan data keluar-masuk barang secara cepat dan tepat. 

3. Mempermudah Proses Analisis Pasar
Analisis pasar berkaitan erat dengan pelanggan atau target pasar dari produk Anda. Namun, maksud dari “pelanggan” di sini bukan hanya menyasar kepada calon konsumen, tetapi juga pengguna loyal. Perusahaan wajib mempertahankan kesetiaan pelanggannya supaya tidak pindah haluan ke produk kompetitor. 
Lantas, apa hubungannya dengan manfaat software? 

Seperti yang sudah disebutkan di atas bahwa perangkat lunak merupakan tempat penyimpanan informasi terbaik maka simpanlah data pelanggan di sana. Pergunakan informasi pribadi pelanggan setia tersebut untuk melakukan pendekatan secara khusus, seperti pemberian promo, ucapan selamat ulang tahun, dan lainnya. Dengan begitu, konsumen akan merasa diperlakukan istimewa oleh perusahaan Anda. 

Selain itu, informasi konsumen juga bisa dipakai sebagai bahan pertimbangan buat menetapkan target pasar bisnis Anda, mulai dari umur, level pendidikan, hingga tingkat penghasilan. 

4. Meningkatkan Layanan Perusahaan terhadap Pelanggan
Pelayanan cepat dan tersistem adalah kunci kepuasan pelanggan. Itulah mengapa software bisa menjadi solusi terbaik guna meningkatkan layanan perusahaan terhadap konsumen. 

Software juga memberikan kesempatan pada perusahaan untuk membangun image profesional di mata pelanggan. Contohnya? Saat pelanggan memerlukan informasi ketersediaan dan deskripsi sebuah produk, Anda tinggal mengeceknya melalui data dalam sistem. Hebatnya, proses pengecekan dari sistem ini hanya memakan waktu dalam hitungan detik sehingga konsumen tidak bosan menunggu. Jadi, wajar saja kalau pelanggan merasa puas.
 
Kepuasan ini tentu menjadi senjata pemasaran gratis buat perusahaan karena bisa menarik calon pelanggan lainnya melalui cerita mulut ke mulut. Pada akhirnya, makin meningkat jumlah pelanggan, makin meningkat pula produktivitas bisnis Anda. 

5. Menyederhanakan Pekerjaan Rumit
Manfaat utama sebuah software adalah menyederhanakan sesuatu yang rumit. Sebut saja software akuntansi, perangkat lunak ini mencatat seluruh transaksi secara otomatis. Jadi, Anda tidak akan lagi menemukan ratusan struk penjualan menumpuk di atas meja saat akan membuat laporan. 

Dengan hanya memiliki satu software akuntansi, perusahaan diuntungkan oleh berbagai manfaat, antara lain:

- Transaksi harian sudah terinput dalam bentuk jurnal.
- Informasi mengenai persediaan, gudang, dan penggunaan barang tercatat rapi.
- Laporan keuangan disuguhkan secara real time. 
- Kesalahan hitung sangat jarang terjadi.
- Proses transaksi keuangan tidak membutuhkan waktu lama.

Bisa dibayangkan betapa sederhananya kegiatan operasional kantor Anda? Kemudahan ini tentu meringankan beban kerja karyawan yang akan berdampak pada produktivitas perusahaan.



6. Menumbuhkan Loyalitas Pelanggan
Penyediaan perangkat lunak aplikasi toko membuat konsumen makin loyal tanpa disadari. Hal ini tentu mampu mendongkrak produktivitas perusahaan dalam berbagai lini, khususnya sektor penjualan. Makin banyak pelanggan loyal, makin banyak ide kreatif perusahaan yang harus ditonjolkan. 

Contoh nyatanya adalah aplikasi Gojek. Perusahaan start-up unicorn asal Indonesia ini mampu menggiring loyalitas pelanggan melalui software development-nya, baik website maupun mobile app. Ketika seorang konsumen mengunduh aplikasi gojek, hal itu telah menunjukkan sebuah sikap loyal terhadap perusahaan. 

Lalu, tugas perusahaan adalah menjamin loyalitas tersebut tetap terjaga dengan memastikan semua kebutuhan pelanggan tersedia dalam software. Caranya? Melakukan pemeliharaan serta pembaruan software. Gojek sendiri terus hadir dengan beragam fitur software terkini dari masa ke masa, contoh GoCar, GoFood, GoRide, dan GoPay.

7. Menyediakan Informasi dan Data secara Cepat juga Akurat
Informasi dan data merupakan dua hal penting dalam operasional perusahaan. Oleh karenanya, kesalahan dalam pelaporan harus dihindari sebisa mungkin. Tidak hanya itu, keduanya juga harus bisa didapatkan secara cepat. 

Nah, pemanfaatan perangkat lunak inilah yang mampu mengakomodir dua kebutuhan (cepat & akurat) tersebut. Meski ada kemungkinan salah penginputan dari karyawan, software memiliki fitur tersendiri untuk melakukan koreksi secara otomatis. Selain itu, Anda juga bisa melakukan review mandiri dengan cara mencocokkan laporan data stok barang dan keuangan. 

8. Memenuhi Kebutuhan Perusahaan melalui Ketersediaan Fitur-Fitur Penting dari Software
Kelebihan software adalah pengguna bisa mengatur semua kebutuhan melalui fitur-fitur yang tersedia di dalamnya. Jadi, bila perusahaan menggunakan software penjualan, Anda bisa mengatur persediaan barang, harga potongan khusus, nomor seri barang, hingga antrian pre-order produk. Gampang bukan? Dengan satu software, semua kebutuhan operasional perusahaan terpenuhi dengan baik. 

Pengaturan tersebut tentu tidak bisa dilaksanakan dengan mudah jika perusahaan masih mengabaikan atau meragukan penggunaan software untuk bisnis.

9. Memangkas Biaya Pemeliharaan/Operasional Perusahaan
Dengan menggunakan software, itu berarti Anda berangsur-angsur meninggalkan proses manual ke otomatis. Sehingga, pengurangan biaya operasional pasti terjadi. Contohnya adalah Anda dapat menekan pengeluaran dari pos pembelian alat tulis, jasa sewa tenaga outsourcing, dan lainya.

Selain itu, dengan banyaknya software house di Indonesia, Anda juga memiliki opsi untuk memilih vendor dengan biaya paling rendah buat jasa pemeliharaan software Anda. Agar jangan salah pilih vendor, cari tahu mengenai tim pengembang tersebut terlebih dahulu. 

10. Membantu Pengambilan Keputusan secara Cepat dan Tepat
Seperti yang sudah disinggung pada poin sebelumnya, software menyederhanakan pekerjaan rumit juga menyediakan data secara akurat. Lalu, kumpulan data tersebut akan sangat membantu pelaku bisnis dalam mengambil keputusan. Ingat! Makin cepat keputusan diambil, makin kompetitif perusahaan Anda. 
Itu artinya bisnis Anda tidak akan tertinggal dari perusahaan kompetitor.



Kesimpulan
Demikianlah pemaparan mengenai definisi, klasifikasi, dan manfaat software! Semoga informasi di atas bisa menjadi referensi tepercaya buat Anda sehingga bisa segera memiliki software bisnis Anda sendiri. Bingung, bagaimana memulai? Cobalah berdiskusi dengan tim pakar dari SoftwareSeni!


Baca artikel original dan lengkap di 10 Manfaat Software Bagi Produktivitas Perusahaan