Ketika sedang akan mengirim email dari email hosting, pernahkah kamu mendapati pesan yang berbunyi domainexample.com has exceeded the max defers and failures per hour? Pesan ini tentu saja akan membuat kesal siapa saja yang membacanya. Karena, dengan membaca pesan ini berarti email yang kamu kirimkan gagal terkirim dan kembali lagi kepadamu. Apalagi kalau kamu adalah seorang web admin yang bertanggungjawab atas segala kelancaran di websitemu. 

Mendapatkan pesan seperti itu mengisyaratkan ada sesuatu yang tidak beres pada beberapa hal di sistm websitemu. Jangan kesal dulu, sabar, bila mendapati pesan demikian. Yang harus kamu lakukan selanjutnya adalah mencari tahu penyebab dan cara mengatasi max defers pada email.

Sebelum lebih lanjut mencari penyebabnya, kamu harus tahu, mengapa ada fitur ini. Keberadaan fitur ini adalah untuk membantu server untuk mengurangi peluang melakukan spamming.

Mencari tahu Penyebab Max Defers

Setelah mendapati pesan mengesalkan ini, yang harus kamu lakukan adalah mencari tahu penyebabnya. Ada banyak sebab mengapa kamu gagal mengirim email. Kamu harus mencari kemungkinan mengapa emailmu gagal terkirim dan akhirnya terjadi bounceback. Kegagalan mengirim email ini lazim di sebut max defers. Sekali waktu kamu akan mendapati pesan ini di akun cPanelmu.

Penyebab munculnya pesan ini adalah karena cPanel secara default memiliki fitur untuk menghindari tindakan spam yang kemungkinan bisa di lakukan oleh user. Caranya adalah cPanel akan melakukan pemblokiran pada satu akun yang dalam tempo satu jam berkali-kali mengirimkan email yang tidak valid. Tidak valid disini bisa diartikan kamu mengirim email pada penerima yang sebenarnya tidak ada. Sehingga apabila ada user yang berkali kali mengirimkan email kepada akun-akun yang tidak jelas akan dianggap melakukan spamming.

Ada kalanya user tidak merasa mengirimkan email spam. Bisa jadi kesalahan terjadi saat mengisi alamat email penerima alias typo. Contohnya, kamu ingin mengirimkan email kepada [email=wibhi33@email.com]wibhi33@email.com[/email], namun user menuliskan [email=wibi33@email.com]wibi33@email.com[/email]. Jadi tetap saja, penerima email yang kamu tuju dianggap tidak valid.

Bagaimana Agar Email Bisa Terkirim Kembali?

Secara default, seperti pesan yang tertera di atas, keadaan ini akan berlangsung selama satu jam. Sebagai user, kamu tinggal menunggu selama satu jam kedepan sampai sistem mengizinkan kamu mengirimkan email kembali. Namun ada kalanya kamu harus segera mengirimkan email penting, yang kalau tidak segera di kirim akan fatal akibatnya.

Untuk mencari tahu penyebabnya, kamu harus login dulu ke akun cPanel yang bermasalah. Lalu, carilah Track Delivery, dan klik Show Blocked and failed. Selanjutnya, langkah kedua ialah scroll kebawah dan carilah email yang  error sebelum munculnya error exceeddeed the max defers. Setelah menemukan mana email yang tidak valid, pada alamat tersebut akan terlihat apa saja error atau kesalahan yang terjadi.

Langkah selanjutnya yang bisa kamu lakukan adalah membuka block emailnya. Langkah pertama adalah kamu harus login ke server melalui SSH root. Kalau sudah, masuklah ke directory/var/cpanel/email_send_limit. Disana ada 2 folder yang saling berkaitan dan menyebabkan terblocknya aktivitas email, yaitu directory cache dan directory track. Selanjutnya, kamu harus menghapus dulu log yang ada di directory cache, setelah itu hapus file berserta nama domain yang terblock.

Selanjutnya kamu harus menghapus log yang ada di directory track. Lalu hapus file beserta nama domain yang terblock. Kalau kamu merasa kesulitan untuk melakukannya sendiri, mintalah bantuan tim support dimana kamu berlangganan paket hosting. Tim support itulah yang akan mecari tahu penyebab dan cara mengatasi max defers pada email.

Bagaimana Langkah Pencegahannya?

Max defers pada email ini adalah problem yang mungkin saja terjadi pada siapa saja yang berkecimpung di dunia website. Kamu bisa melakukan langkah pencegahan untuk meminimalkan max defers terjadi.

1. Pastikan akunmu tidak mengirim spam. Kamu bisa mengecek email delivery report di control panel hostingmu. Kalau kamu melihat banyaknya email yang gagal terkirim, pastikan untuk mengganti password emailmu dan melakukan scanning antivirus semua gadgetmu

2. Cek filter autoresponder dan spam. Blocking ini kadang terjadi karena settingan autoresponder anda untuk membalas semua email yang masuk, dimana diantara sekian email yang masuk ini terdapat alamat email tidak valid sehingga di kategorikan sebagai spam. Untuk mengatasi ini, pastikan kamu mengaktifkan spam filter di hostingmu. Ini untuk memastikan email yang ditandai sebagai spam tidak terkirim sebagai respon otomatis. Jadi, sebelum melakukan email blast pada banyak alamat email, pastikan kamu untuk membersihkan daftar kontakmu dari email yang tidak valid.

3. Cek daftar email di kontakmu. Pastikan tidak ada kontak email yang tidak valid. Karena kalau kamu terlalau sering, atau terlalau banyak mengirim email pada kontak yang sudah tidak aktif akan dibaca sebagai upaya pengiriman spam, yang tentu saja akan membuat kamu mendapat pemblokiran dan bounceback. Dengan demikian, satu-satunya jalan adalah dengan membersihkannya.

Tidak adakah cara pencegehan lainnya? Tentunya, ada. Cara laim yang bisa dilkaukan adalah dengan menambah jumlah maksimla mengirim email dalam satu jam untuk mangindari max defers. Pada dasarnya, jumlah email jumlah maksimal email terkirim dalam satu jam ini sudah tersetting secara default di webhosting manager atau WHM. Kamu bisa menambah, ataupun mengurangi batas maksmilanya sesuai dengan kebutuhanmu, yang juga harus disesuaikan dengan kapasitas server yang kamu gunakan.

Berikut ini adalah langkah-langkah yang harus kamu lakukan:


Pertama-tama, pada menu home, carilah account function, lalu masuk ke modifiy an account.  Setelah itu select the domain atau memilh domain mana yang akan kamu modifikasi. Lalu kamu bisa merubah nilai maximum hourly email relayed atau maximum percentage failed atau deferred message a domain may send perh hour.

Kamu bisa merubah jumlah email terkirim dalam satu jam pada akunmu dengan melakukan langkah-langkah seperti:

1. Login melalui root di SSH
2. Edit file di yourdomainhere.com dengan meenggunakan perintah #vi/cpanel/maxemailsperdomain/yourdomainhere.com
3. Tentukan nilainya, contohnya 100 dan save the file.
4. Setelah nilainya sesuai dengan yang kamu inginkan, jangan lupa untuk melakukan restart dengan melakukan perintah #scripts/build_maxemails_config#etc/ini.d/exim/restart.

Kesimpulan

Itulah tadi cara mncari tahu penyebab dan penanganan jika kamu mengalami max defers pada email. Tentunya akan sangat merugikan sekaligus bikin kesal ketika mengalami ini. Tim IDwebhost siap membantumu melakukan penanggulangan max defers apabila kamu tidak punya waktu untuk melakukannya sendiri. Jangan ragu untuk menghubungi tim support 24 jam IDwebhost sekarang. Semoga bermanfaat.