Satu kelompok maksimal terdiri dari 3 (tiga) orang.
Mahasiswa pengusul dapat berasal dari berbagai program studi yang berbeda atau dari satu program studi yang sama, bergantung pada bidang kegiatan dan topik yang akan dilaksanakan.
Peserta wajib mengirimkan video simulasi kerja alat yang dibuat atau foto-foto serta dikumpulkan menjadi satu dengan karya tulisnya dalam bentuk CD (CD boleh jadi satu dengan softfile karya tulis).
Tiap kelompok dapat mengirimkan lebih dari satu proposal.
Naskah proposal yang dikirimkan merupakan hasil karya sendiri dan belum pernah memenangkan perlombaan serupa di tempat lain.
Setiap peserta akan mendapatkan sertifikat penghargaan (sertifikat peserta, Finalis atau Juara)
Proposal dibuat rangkap 3 ( hardfile ) dan dalam bentuk softfile (CD). Softfile dibuat dalam bentuk PDF sesuai dengan pedoman.
Membayar uang pendaftaran ke nomor rekening 00175-01-61-002514-4 (Ilham Akbar Sukmawan).
Karya, video, dan foto copy bukti pembayaran harus diserahkan sebelum deadline waktu yang telah ditentukan (25 Oktober 2012) ke Himpunan Mahasiswa Elektro Jalan Prof.Sudharto Kampus Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Diponegoro Semarang, Jawa Tengah (50275) Ruang B105 HMJ yang dimasukan ke dalam amplop Coklat (foto kopi bukti pembayaran, proposal rancangan karya, foto kopi KTM/KTP, dan video hasil karya yang dikirimkan dalam bentuk CD/DVD). (Pendaftaran tanpa menggunakan formulir, langsung kumpul berkas).
Setelah pengumpulan proposal yang dilombakan, naskah tersebut akan diseleksi oleh juri dan dipilih 30 kelompok finalis terbaik yang terdiri dari 15 kelompok dari mahasiswa dan 15 kelompok dari SMA sederajat.
Pengumuman finalis dapat diakses melalui web Himpunan Mahasiswa Elektro Universitas Diponegoro (hme.undip.ac.id) blog Electrical Festival (efest2012.wordpress.com) pada tanggal 7 November 2012.
Para finalis yang lolos ke grand final akan mempersentasikan hasil dari karya tulis yang mereka buat dan menampilkan karyanya pada stand yang telah disediakan panitia di Auditorium Imam Bardjo Jln.Imam Bardjo, Pleburan, Semarang (24 November 2012).
Jumlah halaman maksimum yang diperkenankan untuk setiap usulan adalah 15 (lima belas) lembar (terhitung dari abstraksi sampai lampiran termasuk CV pengusul dan pembimbing; tidak termasuk Halaman Judul, Halaman Pengesahan, Daftar Isi dan Daftar Gambar).
Keputusan dewan juri mutlak dan tidak bisa diganggu gugat.
Peserta dikenakan biaya pendaftaran sebesar Rp 100.000,00/proposal untuk kategori mahasiswa dan Rp 75.000,00/proposal untuk kategori SMA-sederajat.
Format Penulisan Proposal sesuai dengan Panduan yang dapat didownload di
www.hme.undip.ac.iddan
www.efest2012.wordpress.com .
Karya tulis diberi sampul dengan kertas buffalo berwarna biru untuk kategori mahasiswa dan berwarna hijau untuk kategori pelajar.