Privasi online adalah hal penting dalam sebuah bisnis ecommerce. Kebijakan privasi yang baik pada toko online bisa menjadi salah satu cara untuk medapatkan kepercayaan pelanggan. Tapi, kebijakan privasi yang efektif bukanlah yang hanya sekedar untuk formalitas.

Sayangnya, membuat kebijakan privasi untuk bisnis ecommerce tidak lah mudah, karena di setiap negara pasti memiliki peraturan dan regulasi yang berbeda-beda.

Oleh karena itu, pada artikel kali ini kami ingin memberikan 5 tips bagaimana membuat kebijakan privasi untuk toko online yang bisa membuat pengunjung, dan regulator senang.

1. Atur kepemilikan
Pertama, identifikasi siapa yang paling bertanggung jawab atas kebijakan privasi yang dibuat, bisa perorangan maupun tim. Mereka bertanggung jawab untuk melindungi privasi, baik untuk kepentingan konsumen maupun bisnis. Hal itu termasuk memahami pemenuhan berbagai macam regulasi, kerja sama dengan produk dan marketing, dan menjadi titik poin ketika terjadi masalah.

2. Review kebijakan privasi ecommerce lainnya
Ini merupakan brainstroming. Cari tahu dan lihat bagaimana bisnis online terpercaya lainnya dalam membuat sebuah kebijakan privasi. Pahami prosedur bagaimana menggunakan data pada umumnya atau dengan siapa data tersebut dibagikan.

Kuncinya adalah gunakan apa yang orang lain lakukan untuk membangun dasar-dasar kebijakan kita sendiri. Jangan hanya menyalin kebijakan privasi yang lain, karena sebenarnya apa yang kita lakukan mungkin tidak sepenuhnya sama dengan yang orang lain lakukan. Buatlah kebijakan privasi yang sesuai dengan keadaan yang sebenar-benarnya.

3. Lakukan audit privasi
Sekarang, jika telah memiliki dasar, kita bisa menggalinya lebih dalam ke sistem dan prosedur kita sendiri. Identifikasi jenis data apa saja yang kita dapatkan dari pengunjung ketika mereka melakukan browsing maupun melakukan pembelian. Contoh:

Informasi identitas pribadi seperti nama, email, alamat pengiriman
Pembayaran dan data keuangan
User name dan password pengguna
Analisis dan tracking menggunakan cookies
Oleh karena itu, kita harus bisa memetakan dimana data akan disimpan dan untuk berapa lama. Biasanya informasi pribadi hanya melewati situs, tapi tidak disimpan pada sistem kita, seperti nomor kartu kredit yang akan dijamin oleh payment gateway yang kita gunakan.

4. Tuliskan pernyataan kebijakan privasi
Menulis pernyataan kebijakan privasi adalah langkah berikutnya. Kita bisa melihat contoh format penulisan di website lain, atau bisa menggunakan online generator. Ingat, jangan sekali-kali menjiplak atau meniru milik orang lain!

Tulis dengan bahasa yang lugas dan jelas agar mudah dimengerti. Membuat pernyataan kebijakan privasi yang mudah dibaca akan membantu membangun kepercayaan.

5. Tetap update
Bisnis online dan teknik pemasaran mungkin akan terus mengalami perubahan. Pastikan juga bahwa kebijakan privasi tetap up to date mengikuti perkembangan yang terjadi. Menurut TRUSTe, lakukan review terhadap kebijakan privasi minimal setahun sekali, bahkan jika memang tidak ada perubahan. Review harus melibatkan semua tim yang menangani data pelanggan, termasuk operasi, sistem komputer, marketing, legal, dukungan pelanggan, dan manajemen.

Ketika melakukan suatu perubahan terhadap kebijakan, jangan lupa untuk mengirimkan email pemberitahuan ke daftar subscriber kita. Pastikan tetap singkat dan jelas yang menunjukan bahwa kita peduli dengan privasi dan arahkan ke link kebijakan privasi yang telah diperbaharui.

Itulah 5 tips bagaimana membuat kebijakan privasi. Semoga bermanfaat.